クラウドPBXについて知ろう

クラウド型電話機とは？図解でわかる仕組み・種類・メリット

このような悩みを抱える企業には、「クラウド型電話機（クラウドPBX）」がおすすめです。

クラウド型電話機を使えばスマホを「ビジネスフォン化」できるため、ネット環境さえあれば場所を問わず会社電話の応答が可能となります。

そこで本記事では、クラウド型電話機の仕組みや実現すること、注意点について詳しくご紹介。

通信コストの削減や電話業務の効率化を目指している企業様は、ぜひ最後までご覧ください。

クラウド型電話機（クラウドPBX）とは？

「クラウド型電話機（クラウドPBX）」の便利なサービスについてご紹介する前に、まずはクラウド型電話機の基本情報を解説していきます。

仕組みや従来のビジネスフォンとの違いを知れば、より具体的にサービス内容を理解できるでしょう。

クラウド型電話機の概要と仕組み

まず「クラウド型電話機（クラウドPBX）」とは、インターネットを使った電話システムです。（※以下「クラウド型電話機」と記載。）

従来のビジネスフォンの場合、複数の電話機をコントロールするためには「PBX（主装置）」をオフィス内に設置し、電話機と有線接続する必要がありました。

つまりオフィスにいなければ、会社番号での発着信や内線通話ができません。

一方クラウド型電話機は、PBXをクラウド上に設置するようなイメージですので、ネット環境さえあればオフィスの外でも会社電話の応対が可能。

さらに電話機のほかにスマホやパソコン、タブレットでも代表番号を使って通話できるため、テレワークなどの柔軟な働き方に最適です。

まずクラウドPBXの基礎知識が知りたい方は、ぜひ以下の記事をご覧ください。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

クラウド型電話機ならスマホを「ビジネスフォン化」できる

クラウド型電話機のシステムでは、スマホを「ビジネスフォン化」できます。

オフィスにいなくてもスマホをインターネットに接続さえすれば、オフィスにある電話機のように使うことができます。

このおかげで、従来の電話システムでは不可能だったことが可能になります。

このように、クラウド型電話機を導入すればコストを削減できる上に、場所を問わず柔軟に電話応対が可能になります。

法人はもちろん、外出や出張の多い個人事業主の方にもおすすめです。

なおクラウド型電話機では、スマホ以外にも以下の端末を使用できます。

• 卓上電話機（SIPフォン）
• USBフォン
• パソコン
• タブレット

外出先ではスマホやタブレットを使い、オフィスにいるときは卓上電話機やパソコンを使うなど、状況に応じた使い方ができるため便利です。

クラウド型電話機は大きく分けて2種類

クラウド型電話機は、大きく以下の2種類に分けられます。

どちらのタイプでも、クラウド上のPBXを使うことに変わりありませんが、機器の有無が異なります。

機器設置型では、オフィスに引かれた電話回線とVoIPゲートウェイを接続した上で、インターネットを利用し、声などの音声をデータにして相手に伝えます。

一方、完全クラウド型では電話回線が不要でインターネットに接続すれば使えます。

両者の細かな特徴や相違点について見ていきましょう。

機器設置型｜クラウド型電話機導入のポイント

まずはじめに、前述の機器を設置するタイプのクラウド型電話機について解説。

導入費用や維持費用・メリット・注意点などをご紹介します。

導入費用・維持費用

機器設置型の大まかな費用相場は以下のとおりです。

維持費用には別途、通信業者の基本使用料（NTTの電話回線料金など）や、インターネット回線料金などがかかります。

特徴・強み

機器設置型は、NTTをはじめとする通信業者の電話回線を使います。
そのため信頼性や音質の高い通話が可能です。

また既に会社で固定電話番号を引いている場合、現在使用している電話番号の引き継ぎができる可能性が高いため、番号が変わる心配もありません。

さらに機能面については、基本的に従来のビジネスフォンで利用できる機能はすべて使用できます。

従来のビジネスフォンシステムで高額な費用がかかっていた機能も、定額のオプション費用で利用可能です。

注意点

機器設置型の注意点としては、以下の点が挙げられます。

電話回線を活用する分、完全クラウド型に比べて別途費用がかかります。

こんな方におすすめ

機器設置型のクラウド型電話機は、以下の方におすすめです。

後述する完全クラウド型の場合、一部例外を除き、基本的に現在の会社番号は引き継ぐことができません。

今の電話番号が使えなくなると困る場合は、機器設置型の方がベターです。

完全クラウド型｜クラウド型電話機導入のポイント

続いて完全クラウド型の、クラウド型電話機について解説します。

費用やメリット・注意点が機器設置型とは異なるため、自社ニーズと照らし合わせつつ、参照してください。

3-1. 導入費用・維持費用

完全クラウド型の大まかな費用相場は以下のとおりです。

維持費用には別途インターネット回線料金などがかかりますが、機器設置型と異なり「VoIPゲートウェイ」の導入費用は発生しません。

特徴・強み

完全クラウド型では、電話回線の整備やVoIPゲートウェイなどの機器設置が不要なため手軽に導入できます。

そのためVoIPゲートウェイ導入費用や通信業者の月額使用料金を大幅に削減することが可能です。

また一般的に初期費用がかからないサービスも多いため、導入コストを抑えたい場合におすすめです。

注意点

完全クラウド型の注意点としては、以下の3つが挙げられます。

電話回線とインターネット回線を中継しないため、既存の電話番号をそのまま使えない点が大きなデメリットと言えるでしょう。

こんな方におすすめ

完全クラウド型は、こんな方におすすめです。

既存の会社電話番号を引き継ぐ必要がない場合（外線利用がそれほど多くない場合など）、完全クラウド型なら低コストで導入できるためおすすめです。

クラウド型電話機（クラウドPBX）のメリット

クラウド型電話機（機器設置型と完全クラウド型の両方を含む）には、数多くのメリットがあります。

それぞれ詳しく解説していきます。

外にいる社員と無料の内線通話ができる

クラウド型電話機では、外出中の社員と無料内線通話ができます。

先述のとおりインターネット環境があれば、社員のスマホやタブレットをオフィスにある電話機のように使えます。

従来のビジネスフォンシステムでは、外出中の社員と話す場合、わざわざ社員のスマホへ外線をかけなければなりません。
この場合携帯への通話だと、割高な通話料がかかってしまうでしょう。

通話アプリを使って無料でかける方法もありますが、スマホやタブレットなどアプリを使える端末から架電する場合に限られます。

クラウド型電話機では場所に関係なくスマホが「ビジネスフォン化」するため、社内通話料金を安く抑えられます。

外出先から会社番号で外線をかけられる

クラウド型電話機は、外出先から会社の代表番号を使って外線をかけられます。

スマホやタブレットなどが「ビジネスフォン化」するため、オフィスにある電話機を使うのと同じように外線の受発信ができるからです。

さらに便利なだけでなく会社番号で架電すると、顧客や取引先からの信頼が得られやすい点もメリットです。

従来のビジネスフォンの場合、会社番号で相手にかけるにはオフィスに戻る必要がありました。

それが面倒な場合はスマホから携帯番号で電話をかけることもできますが、やはり携帯番号だと信頼感に欠けてしまいます。

また社用携帯ではなく個人の携帯からかける場合、プライベート番号を使うことになり、それを嫌う社員も出てくることでしょう。

クラウド型電話機はこの点、どこからでも会社の代表番号で架電できるため便利です。

担当者がどこにいても電話取次ぎができる

クラウド型電話機だと、担当者の居場所に関係なくスムーズな電話取次ぎができます。

外出中の社員のスマホが内線でつながっているような感覚で、オフィスで受けた外線をそのまま外出中の担当者へ取次ぐことが可能です。

従来のビジネスフォンだと、担当者がオフィスにいない場合は取次ぎが面倒でした。

折り返し担当者から電話をさせるといった無駄な手間がかかり、顧客や取引先を待たせることになります。

転送サービスを使えば取次ぎは可能ですが、転送料金がかかるため良い方法とは言えません。

一方クラウド型電話機なら、外にいる担当者に無料で保留転送できるためリーズナブルです。

また顧客や取引先を待たせずに担当者へつなげられるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

外線通話料を削減できる

クラウド型電話機を設置すれば、外線通話料を削減できます。

クラウド型電話機はインターネット回線で発着信を行うため、距離に関係なく通話料金が一定です。

一方、NTTの従来の固定電話で外線をかける場合、通話相手の距離によっては多額の費用がかかる場合があります。

外線をかけることが多い企業であれば、クラウド型電話機を使うことで通信コストを節約できます。

ビジネス通話の精算が楽になる

クラウド型電話機は、ビジネス通話の精算を簡単にできます。

通常、専用アプリで通話やその他機能を使います。

社員個人のスマホを使う場合でも、ビジネスに関する通話を専用アプリから行うことで、プライベートの通話と混同するのを避けられます。

専用アプリを使用しない従来のやり方の場合、社員個人のスマホを使うとプライベート通話とビジネス通話が混ざってしまいます。

そうなると、社員がどこに発信したかを1件ずつ調べる必要があり、精算が面倒です。

クラウド型電話機では、ビジネス通話分だけがまとめて一括請求されるので経理業務の負担軽減になります。

専用アプリの機能で業務効率化を進められる

クラウド型電話機だと、専用アプリにある便利機能で業務効率化を図れます。
便利機能には以下のようなものがあります。

このような機能を使うことで、従来のビジネスフォンにはない業務も行えるようになります。

勤怠管理システムやグループウェア機能でテレワークを促進できる

クラウド型電話機だと、勤怠管理システムやグループウェア機能を使ってテレワークを促進できます。

上記の便利機能に加え、クラウド型電話機には以下の機能も含まれます。

これらの機能を利用すると、オフィスだけでなく自宅や外出先での業務をスムーズにできるため、テレワーク推進に役立ちます。

災害など万が一の際のBCP対策になる

クラウド型電話機は、災害など万が一の際の「BCP対策」としても使えます。

自然災害や社会情勢の不安定化が目立つ昨今、企業のBCP対策がいっそう強調されています。

この点クラウド型電話機では、オフィスにいなくても内線や会社の代表番号での外線が可能です。

地震や台風といった自然災害や、感染症の流行などで事務所に足を運べない状況でも問題なく事業を継続できます。

クラウド型電話機（クラウドPBX）のデメリット

クラウド型電話機には以下のようなデメリットも存在します。

それぞれのデメリットを詳しく見ていきましょう。

インターネット環境が悪いと音質が落ちる場合がある

クラウド型電話機では、場合によって音質が落ちてしまうことがあります。

先述のとおり、クラウド型電話機はインターネットを使うサービスです。
そのためインターネット環境が悪いと、音質の乱れが生じることがあります。

ネット速度が遅いと、動画がカクついたりWebページの表示が遅かったりすることがありますが、電話をするときにも悪影響があります。

ただしネット環境を高速にしたり、音質に定評があるクラウド型電話機のサービスを契約したりすれば対策は可能です。

オプションを付けると月額費用が高くなる

クラウド型電話機は、オプション機能を大量に付けると月額費用が高くなってしまいます。

従来のビジネスフォンシステムとは異なり、クラウド型電話機では月額基本料金が発生します。

それに加えて便利機能を追加するとオプション料金がかかりますが、その数によってはトータルコストが膨らんでしまうでしょう。

便利な機能を無料で提供しているベンダーを選んだり、必要のない機能は無理して入れなかったりすることでコストを抑える必要があります。

まとめ

「クラウド型電話機（クラウドPBX）」を導入すれば、場所の制限なくスマホやタブレットなどを「ビジネスフォン化」できます。

社内通話を無料の内線にできたり、どこでも会社の代表番号で外線をかけられたりと、従来の電話システムでは難しかったことが簡単にできます。

ほかにも多くのメリットがあり、通話コストの削減や電話業務の効率化を図りたい企業におすすめです。

ただし注意点として、クラウド型電話機導入時には、どのサービスを選択するか慎重に検討する必要があります。

サービスを提供しているベンダーは数多くあり、料金や音声品質などはそれぞれ異なるからです。

弊社のクラウド型電話機サービス『OFFICE PHONE』では、無料トライアルを実施しております。

音質や使い勝手などを実際に体験できるため、導入後の利用イメージを鮮明に思い描くことが可能です。

設定時間はわずか5分。

気軽に体験していただけるため、クラウド型電話機に興味がある方は、ぜひ一度下記公式サイトをご覧ください。