クラウドPBXについて知ろう

クラウドPBXの設定はスマホで楽々簡単！方法・メリットを解説

クラウドPBXは誰でも簡単にスマホで設定できます。

もちろん、初期設定や説明はメーカーが直々にサポートしてくれますよ。

クラウドPBXは、個人で設定・変更して回線や端末数の増減ができるものの「設定が難しそう」、「手間がかかりそう」と考える人も多いでしょう。

しかし、実際のところクラウドPBXの設定は非常に簡単です。
この記事では、クラウドPBXの設定について解説いたします。

具体的には、

といったクラウドPBXの設定にフォーカスした記事です。

簡潔にわかりやすく説明しているため、3分ほどですぐに読めますよ。

クラウドPBXは誰でも簡単に設定可能

そもそもクラウドPBXとは、電話機の内線・外線・転送などの諸機能を制御するPBX（主装置）をクラウド上（ネット上）に構築したものです。

社内のビジネスフォンに外線・内線をつなげることや、転送機能などさまざまな役割を担う装置のことです。

従来のPBXでは、オフィス内にPBX本体を設置して大規模な配線工事をする必要がありました。

しかし、クラウドPBXではクラウド上（ネット上）にPBXを構築しているため、インターネット回線で機能を利用できます。
さらに、オフィス内に主装置の設置が不要になりました。

クラウドPBXは目新しいソフトウェアで、今後シェアを伸ばしていくことが予想されるものの、設定や変更操作が難しいというイメージが付いてしまいがちです。

しかし実際は全く難しくなく、従来のPBXやビジネスフォンに比べて極めて設定や操作が容易になりました。

というのも、

といった理由から、誰でも設定できる便利な電話系ソフトウェアに進化したからです。

初期設定や設定方法はメーカー担当者がサポートしてくれる

初期設定や設定方法は、説明書を見て自ら設定するのではなくメーカー担当者が直接オフィスまで来訪して教えてくれます。

もっとも、従来のPBXより設定が簡易にバージョンアップしているため誰でも操作しやすくなっているのです。

また、その後の回線数・端末数の増減は個別で設定変更できるように教えてくれます。
もちろん設定方法がわからなくなった場合も、メーカーへ問い合わせればいつでもサポートしてくれます。

自ら説明書を見て設定方法を探す必要がないので、時間効率もアップしますね。

スマホやPCからブラウザ上でいつでも変更可能

スマホやPCから、いつでも簡単に設定の変更ができます。

従来のPBXではほとんどの設定変更をメーカーに問い合わせる必要があり、変更手続きに時間がかかってしまい、業務効率が下がってしまう傾向がありました。

しかし、クラウドPBXはスマホやPCからブラウザ上で直接、契約内容の変更を行えるため変更に時間がかかりません。
さらに最短即日変更ができるため、タイムラグも生まれないのです。

もちろん設定の変更もわかりやすいですし、導入時にメーカー担当者が教えてくれます。
また、わからなければサポート窓口に問い合わせればいつでも教えてくれるため安心ですね。

クラウドPBXの設定は3つのみ

クラウドPBXの主要な設定は3つのみで設定する手間もかからないため、メーカーに問い合わせなくても必要に応じて個人で変更可能
です。

クラウドPBXは、

といった3つの設定さえすれば快適に利用可能。

「外線設定」では、外線を受けるPCやスマホ端末の登録や追加・削除を設定します。
他にも外線発信時の電話番号など細かい設定をします。

ちなみに、登録情報の確認も可能です。

「内線設定」も同じく、内線を利用するPCやスマホ端末の登録などをおこないます。

最後の「オプション機能の設定」では、鳴り分けや着信優先などそのほかの利用する機能を設定します。

クラウドPBXならあらゆる機能をスマホで「らくらく設定」

クラウドPBXなら便利な各種機能を、PCやスマホ端末のみで簡単に設定可能。

もっとも、スマホで企業独自に設定することで業務の効率化が期待できます。

クラウドPBXを企業独自に設定することで、

といった5つの極めて重要なメリットを発揮できます。

1.自動音声案内を設定して取り次ぐ手間が省ける

「自動音声案内システム」とは、電話発信者の目的に合わせてどの担当者へ着信するか鳴り分けるためにアナウンスを流す機能のこと。

例えば「〇〇の方は1を、××の方は２を押してください」といったアナウンスでサポート担当者へは1、契約内容の確認・変更・新規申し込みの担当者へは2のように鳴り分けられます。

自動音声案内システムを企業独自に設定することで、担当者以外が電話に出る手間や取り次ぐ手間を省いて業務を効率化できるのです。

2.着信優先順位を設定して電話を着信する順番を決められる

着信優先順位設定とは、顧客からの着信時に着信するスマホの優先順位を決められる設定です。

例えば、新規契約者の電話番号から着信が来た場合は、窓口へ優先して着信しますが、リピーターやお得意様からの着信時はそれぞれ決まった担当者へ優先して着信する設定ができます。

この着信優先順位は、自動音声案内システムを利用しないため、顧客が1、2などのダイヤルを押す手間が省けて顧客満足度の向上にもつながりますね。

もちろん、この着信優先順位設定もスマホ・PCから簡単に設定可能です。

3.回線・端末の増減をブラウザで簡単設定

クラウドPBXはスマホやPCからブラウザにアクセスして直接、回線数や端末数の増減が可能。

従来のPBXでは、回線数や端末数を増減する場合はメーカーに申請して配線工事を必要としたため、大幅な時間コストがかかり、個人で増減することは不可能でした。

しかし、クラウドPBXでは回線数や端末数をスマホでいつでも簡単に変更可能なため、メーカーへの問い合わせは不要。

企業の諸事情で増減したい場合も、個人的に設定が可能です。
その上、工事なしですぐに変更できるため業務停滞の恐れもありません。

さらに契約変更申請後、最短即日で変更が反映されるためタイムラグがほとんど生まれないメリットは大きいでしょう。

4.顧客情報を設定すれば着信時にスマホに自動表示される

顧客情報を設定すれば、顧客からの着信時にスマホやPCの画面に自動で顧客情報を表示できます。

従来のPBXは電話機やビジネスフォンで通話するため、顧客情報をPCで毎回確認する必要がありました。
しかし、クラウドPBXはスマホやPCを利用するため画面に、自動で顧客情報を表示できます。

その結果、業務効率の向上や顧客満足度の向上が可能になりました。

例えば、リピーター顧客からの着信時に契約内容や「どのような顧客か？」といった情報が自動で画面に表示されるため、顧客を待たせることなく契約内容の確認や変更をスムーズに行えます。

もっとも、どのような顧客か分かることでリピーター顧客からの信頼や親しみやすさも獲得できますね。

5.受付システムを設定して受付業務を簡素化できる

クラウドPBXは電話機能に関連した設定だけではなく、オフィスの窓口にタブレットを設置して受付システムを構築できます。

例えば、今までオフィスのエントランス・入り口にインターホンや電話機を設置して、顧客訪問時に毎回対応する手間が必要でした。

その点、クラウドPBXを活用すればタブレットを設置してメニューを表示させて、部署や担当者を直接呼び出し可能です。

その結果、取り次ぎ業務の手間が省ける上に顧客満足度の向上も期待できます。

クラウドPBXを活用している企業事例

クラウドPBXを企業独自に設定することで、業務を効率化している2つの企業を紹介します。

それぞれクラウドPBXの設定を独自に活用することで、

といったメリットを受けています。

事例1. 出退勤機能を設定して一人で管理できるように

100〜500人規模の医療・福祉業種の企業では、出退勤機能を設定して一人で社員の出退勤を管理できるようになりました。

この企業は複数の支社に分かれており、以前は支社の担当者ごとに出退勤を個別に対応していました。
しかし、クラウドPBXを導入して出退勤機能を設定することで、本社の一人が企業の全社員の出退勤を管理できるようになったのです。

もちろん、新入社員が入ってきてもスマホやPCで簡単に設定して出退勤管理ができます。

事例2. 着信設定で業務効率化＆コスト削減

10人規模の不動産業種の企業では、従来のPBXを導入しようと検討中にクラウドPBXの存在を知り、導入したそうです。

元々あったスマホ8台とPC2台を契約して、ビジネスフォンの購入コストを削減しただけでなく、着信拒否機能など細かい設定を企業独自で設定できることにより、さらなる業務の効率化を実現しました。

クラウドPBX自体の使い心地も非常に良いと太鼓判を推しています。

クラウドPBXで独自設定をするならメーカーのサポート体制が鍵

クラウドPBXで独自に設定を変更するなら、メーカーのサポート体制を重視してクラウドPBXを選ぶことがおすすめです。

ちなみにクラウドPBXのサポートは、メーカーによってさまざま。
クラウドPBXの設定で業務効率を向上させる場合や、そもそも設定を簡単にできるかどうかはクラウドPBXメーカーのサポートが鍵を握っています。

例えば、いちいち説明書やネットで設定方法を調べるよりも、サポートを受けてスムーズに設定した方が、業務に関係のない無駄な時間をかけずに業務効率をアップでき、簡単に設定ができます。

クラウドPBXメーカーのサポートの種類には、

といったメーカーなどがあります。
もちろん、サポートがついていないメーカーも。

メーカーそれぞれの技術力や知識力によって、サポートの質も変わります。
そのため、しっかりサポートをしてくれるクラウドPBXを選択することが大切です。

クラウドPBXの一押しは『OFFICE PHONE』

これまで解説してきたクラウドPBXの設定やサポートを加味して、クラウドPBXを導入する際のおすすめは『OFFICE PHONE』です。

『OFFICE PHONE』をおすすめする1番の理由は、サポート体制が優れている点です。

メーカーのサポート体制が優れていることで、契約や設定の変更は用意にできて困った際もすぐに解決できますね。

『OFFICE PHONE』はメーカー独自で19年もの月日をかけてクラウドPBXを開発しているため、使いやすさや設定に関してはユーザーが簡単に操作できるように工夫されています。

もっともクラウドPBX専門の技術者が常駐しているため、サポート対応も最高峰です。
実際に、導入累計はなんと20,000社突破という実績を持ち、クラウドPBX業界で満足度No1と呼び声の高い機能とサポートを兼ね備えています。

さらに設定変更などのサポートだけではなく、『OFFICE PHONE』では「01サポート」というサービスを提供しており、IT専門家が経営革新や業務改善などさまざまなサポートをしてくれます。

例えば、経営の課題や日常での課題の相談、経営革新支援や日常業務支援など大なり小なりコンサルタント会社並みのサポートをしてくれるのです。

ITを知らないことで、逃してしまっているビジネスチャンスや利益低下を改善したい方には非常におすすめします。

また、サポートによる実績として「売り上げ4倍アップ」「利益率2倍」「人件費70％削減」の事例も多数あります。

他にもOFFICE PHONEはサポートだけではなく、クラウドPBXの諸機能が優れているのです。

『OFFICE PHONE』は19年という長きに渡る開発研究の結果、クラウドPBX最高峰の技術・利便性を誇ります。

といった、4つのポイントが他のクラウドPBXと比較して優れているポイントです。

また『OFFICE PHONE』は、技術力の高さからクラウドPBX界で最も早い最短当日の開通が可能。

さらに、市外局番・フリーダイヤルなど全ての固定電話番号をそのまま継続できます。

もちろん、新規契約も好きな番号を会社の電話番号に設定可能です。

回線数は1回線から契約可能で簡単に回線の追加もでき、柔軟な対応をしてくれます。

19年に渡る音声変換エンジンの改良により、ノイズを除去した高性能な音声機能を実現。
従来のビジネスフォンと何ら変わらないクリアな音質を実現しています。

これらすべての機能を、スマホやPCのアプリひとつで自由自在に操作・管理できるのです。
これほどの機能・性能は他にはないかけがえのない魅力でしょう。

電話機能をアプリで管理するなら『OFFICE PHONE』をおすすめします。

詳しくはこちら：「OFFICE PHONE」

まとめ

クラウドPBXは誰でも簡単にスマホで設定できます。
もちろん、初期設定や説明はメーカーが直々にサポートしてくれます。

クラウドPBXの設定は、

といった理由から、個人で誰でも操作可能でした。

さらに従来のPBXと違ってクラウドPBXには企業独自の設定をすることで、簡単に業務効率やコスト削減が可能になりました。

もっとも、クラウドPBXの設定に大切なことがメーカーのサポート体制です。
クラウドPBXのサポートは、メーカーによってさまざまで業務効率を向上させる場合や、そもそも設定を簡単にできるかどうかはクラウドPBXメーカーのサポートが鍵を握っています。

クラウドPBXを選ぶ際は、サポート体制を重視して選ぶと設定が簡単に行えますよ。
ちなみに、クラウドPBXのおすすめメーカーは『OFFICE PHONE』です。

『OFFICE PHONE』はメーカー独自で19年もの月日をかけてクラウドPBXを開発しているため、使いやすさや設定に関してはユーザーが簡単に操作できるように工夫されています。

もっともクラウドPBX専門の技術者が常駐しているため、サポート対応も最高峰です。
実際に、導入累計はなんと20,000社突破という実績を持ち、クラウドPBX業界で満足度No1と呼び声の高い機能とサポートを兼ね備えています。

ぜひクラウドPBX導入を検討する際は、一押しの『OFFICE PHONE』を候補に検討してみてください。