クラウドPBXについて知ろう

【クラウドPBX】体験レポート！使ってみたら想像以上の利便性を実感

「クラウドPBX」は、社員のスマホがビジネスフォンになり、場所を問わず会社電話の応対が可能となる画期的な電話システムです。

しかし、これまでにはなかった新しいサービスということで、以下のような不安や疑問をお持ちの方も多いでしょう。

そこで本記事では、クラウドPBXを実際に使ってみた感想をまとめました。

便利だと感じた点と気になった点を本音でレビューした上で、結論としてどのような企業におすすめなのかについても徹底的に言及します。

使ってみた感想まとめ！クラウドPBXの便利な点

クラウドPBXのサービスを提供しているベンダーは数多いですが、調査対象としたのは『OFFICE PHONE』です。

『OFFICE PHONE』は一般的なクラウドPBXの機能をひととおり提供するサービスであるため、クラウドPBX全体を知るのに最適だと思い選びました。

■『OFFICE PHONE』の基本情報

項目	詳細
対応端末	スマホおよびタブレット（Android・iPhone）、PC、固定電話機
利用回線	フレッツ光もしくは光コラボ事業者の光回線
取得可能電話番号	固定電話番号（既存・新規）、050番号
導入実績	2万社以上
導入費用	無料
運用コスト（税別）	基本料金3,400円～+ライセンス料金98円～／端末
導入日数	最短即日
基本機能	代表番号による外線発着信、オフィス内外での内線発着信、保留、転送　など
便利機能	通話録音、タブレット受付、ネットFAX、CTI、IVR、グループウェア、名刺管理、クラウド勤怠管理　など

では最初に、便利だと思えた点を挙げていきます。

自宅でも出先でも代表番号で着信を受けられて便利

まず『OFFICE PHONE』は、自宅でも出先でも代表番号で着信を受けられるのがとても便利でした。

これはクラウドPBX全体に言えることだと思いますが、オフィスにいなくてもどこでも電話を受けられます。

最近はリモートワークをする方が増えていると思いますが、クラウドPBXはそういう働き方にもぴったりでしょう。

聞いたところでは、海外でも使える場所があるそうです。

海外旅行をするときも、無人のオフィスにかかってくる電話を逃さないというのは、個人的にけっこう便利だと思います。

内線通話できる範囲が増えて通話料金が安くなった

クラウドPBXを導入すると、場所にかかわらず社内通話できます。

スタッフが出張中のときや他の支社のスタッフと通話料を気にせずに話せるため、自然とコミュニケーションの量が増えました。

特にメリットを感じたのは、テレワーク勤務者との連絡がスムーズになったことと海外勤務者との通話料が無料になったことです。

無料で内線通話ができる範囲が広がることは導入前から理解していましたが、実際に使ってみたところ想像していた以上に便利だと感じました。

思っていたより音質がよく安定していた

気づいた別の点は、思っていたより音質がよく安定していたことです。

クラウドPBXのようにインターネットを使うとなると、やはり心配だったのは音質でした。

偏見かもしれませんが、「インターネットの電話＝低音質」というイメージを持つ方は少なくないでしょう。

しかし途切れることもなく音質も問題ない感じです。

通話ができなくなるとか、声が届かないといったトラブルは起きていません。
一般的な携帯電話での通話と同じようなイメージでしょうか。

後で触れますが、瞬間的に音質が乱れることはあります。
ただし全体的な印象として、普通の電話と何ら変わりませんでした。

スマホ一台で電話もメールも使えるのが便利

スマホ一台で電話もメールも使えるのもよかった点です。

現在、スマホで電話もメールもZoom会議もGoogle検索もまとめてできてしまいます。

この点『OFFICE PHONE』ではスマホが電話機になるので、いろいろなことを一台でできて便利です。

少し極端なことを言えば、スマホさえあれば業務の大半がカバーできてしまう方がいるかもしれません。

折り返し電話の数が減り電話の取次ぎが楽になった

折り返し電話の数が減って、電話の取次ぎが楽になったのも画期的です。

お客様から電話がかかってきたのに、担当者が不在だと「申し訳ありませんが、〇〇は席を外しております。」と言わなければいけません。

それからその担当者に「着信があったので折り返し電話をお願い致します…」という流れになるのですが、『OFFICE PHONE』だとそれがありませんでした。

直接担当者に電話を取り次げたので、お客様を待たせずに済みました。

お客様を待たせることなく、電話の取次ぎができるようになることで、顧客満足度アップも期待できます。

導入や使い方についてサポートがあったので安心感があった

導入や使い方についてサポートがあったのもよかった点です。

無料トライアルを試したときは、最初Zoomでつないだのですが、営業の方と実際にサービスを体験できました。

そのとき、アプリのインストールから操作方法まで丁寧にレクチャーしてもらえたため、オンラインでも問題なくトライアルできました。

iPhoneとAndroidの両方でトライアルをしましたが、どちらも「使いづらい」という印象はありません。

使い方が分からなかったときはサポート窓口ですぐ相談できるので、安心感があります。

利用端末の増減が簡単な設定で完結した

従業員が増えたり新たなプロジェクトチームが発足したりする際に、クラウドPBXであれば端末の増減が簡単です。

スタッフのスマホを内線化する場合は、アカウント数を増やしてからアプリを携帯でダウンロードしてもらうだけの簡単な作業です。

配線工事が必須で、場合によっては主装置の入れ替えや購入が必要だった従来のビジネスフォンと比較するとスタッフの負担が大きく軽減されました。

端末を増やすときに専門業者を手配して作業をしていただく必要もないので、新入社員や中途社員をスムーズに受け入れられるようになりました。

個人のスマホが電話機になるので設備コストの心配がなかった

クラウドPBXは、スマホがビジネスフォン電話機になるため、設備コストを大幅に削減できます。

従来のビジネスフォンを導入する際には、以下の項目で費用がかかります。

クラウドPBXは上記の費用がかからないことに加え、リースのようなしばりもないため、必要台数に応じて柔軟に台数の調整ができました。

従来は費用対効果を考慮して気軽にビジネスフォン設備を導入できなかったこともありましたが、クラウドPBXであれは導入費用面での心配がなくなりました。

使ってみた感想まとめ！クラウドPBXの気になる点

続いて、『OFFICE PHONE』で気になった点をまとめます。

『OFFICE PHONE』はじめ、クラウドPBXはメリットが目立ちますが、デメリットや懸念点も少なからずあります。

よって導入を検討する際は、良い点と気になる点の両方を天秤にかけることが大切です。

最初は使いこなせなかった

「機能が充実しているから」という言い方もできると思いますが、最初は機能を使いこなせませんでした。

発着信のようなベーシックなところは難しくありません。

ただ着信履歴など、一部仕組みに慣れないこともありました。

ここらへんの点は個人によって反応が分かれるとも思います。

従業員が一定数いるような企業では、ベンダーや操作に詳しい人のレクチャーがあると便利だと思います。

ときどき音質が落ちることがあった

先ほど「思ったより音質がよかった」と言いましたが、厳密に言えば、ときどき音質が落ちることがありました。

とくに、電波環境が悪いと少し音質が低いと感じます。

ただ「聞くに堪えない」といったレベルではなく、許容範囲です。

こればかりは仕方ないことですが、通常使う分には、とくに問題に感じることではないでしょう。

キャッチホン機能など一部の便利機能がなかった

キャッチホン機能など、利用したい便利機能が一部なかったのも気になりました。

これはクラウドPBX自体の問題というより、今回調査対象にしている『OFFICE PHONE』の現時点での仕様かもしれません。

キャッチホン機能があると、別の着信があったことが分かって便利だと思います。

あとは留守番電話の機能があるのはよいですが、もう少し機能が充実すると助かります。

たとえば留守電設定をして解除を忘れてしまうことがあると問題なので、タイマー設定できるようにするなど、改善の余地があるという感じです。

ただ『OFFICE PHONE』にはネットFAXやIVR・CTIなどほかの機能があって、無料で使えるものもあるようです。

とくに使ったわけではありませんが、電話業務以外のこのような付加機能が使えるのはよいと思いました。

仮に契約しようと思っているサービスに必要な便利機能がなければ、その機能があるほかの似たようなベンダーを探すのでもよいかもしれません。

画面デザインのカスタマイズができなかった

こちらは好みの問題かもしれませんが、画面デザインのカスタマイズができなかったのは少し残念です。

現状のデザインは黒電話というか、それはそれで好きな方もいると思いますが、カスタマイズ性が高いとさらによいと思います。

直感的に操作しやすいデザインというか、ある程度ユーザー好みのデザインに変更できると使いやすさが上がるのかと。

あとは、『OFFICE PHONE』はAndroidスマホとiPhoneのアプリがあるようなんですが、こちらもUIの差がなくなるとベターな気がします。

1人で使う分には関係ない話ですが、iPhoneユーザーとAndroidユーザーが一緒の部署にいる場合などでは、アプリの使い方を教えあえて便利だと思いました。

オフィスへ光回線を引く必要があった

『OFFICE PHONE』を使うには、オフィスへ光回線を引く必要があり、これが少し手間です。

しかもNTTのフレッツ光や光コラボ事業者の回線を使わなければなりません。

その期間は最低1ヶ月ほど。

光回線がない場合は、まずそちらの環境を整備することになるので、設備がない企業だと少し面倒かと思います。

ただ、光回線を使うことでいま使っている市外局番を引き継げたり、高音質通話が保証されたりとメリットも大きいので、必ずしもデメリットとは言えません。

NTT系の光回線を引いている会社は多いと思いますし、どのみち引く予定の企業も多いのではないかと思います。

使ってみた結論！クラウドPBX導入がおすすめの企業

クラウドPBXを使ってみた感想をまとめると、以下のような企業にとって、クラウドPBXは導入する価値が高いと言えます。

顧客や取引先への外線発信が多い企業

クラウドPBXは全国一律料金（8円前後／3分）の低コストで外線発信が可能です。

また外出先から代表番号で発信が可能なため、大切な顧客や取引先により信頼してもらいやすいです。

外出中の社員やほかの拠点と連絡することが多い企業

社員間の通話がどこでも無料内線通話になるため、外線をかけることが減り、コスト削減になります。

拠点間の通話をする場合も、同じオフィスにいるかのようにして内線でつながるため、やり取りがスムーズです。

オフィスが無人になりやすい企業

外出先でもスマホやタブレットなどで代表番号への着信を受けられるため、無人のオフィスにかかる電話を取りこぼすことがなくなります。

低コストかつスピーディーに電話環境を導入したい企業

数日、早ければ即日に利用開始も可能です。

オフィスに大がかりな設備を導入する必要がなく、面倒な配線作業もありません。

必要な設定の多くをWeb上で完結できます。

テレワークへのシフトをすすめたい企業

従来オフィスで行ってきた通常電話業務を、自宅でもコワーキングスペースでも行えるため、テレワークしやすい環境を整備できます。

テレワークの電話問題を簡単解決！クラウドPBXで業務効率アップ

BCP対策を策定したい企業

緊急事態が発生して出社できなくても、インターネット環境さえあれば、自宅や出先から電話業務をカバーできます。

また主装置がオフィス内にないため、オフィスが被災した際に、設備の物理的な損害が軽減されるでしょう。

もちろん、ここに挙げた企業以外にも、クラウドPBXの導入がすすめられるケースはさまざまあるでしょう。

2022年現在、個人事業主から大企業、官公庁にいたるまで、クラウドPBXはあらゆる場所で導入が進んでいます。

「場所の制限なく電話業務を首尾よく行えるようにしたい」という方は、積極的にクラウドPBXへのシフトを考慮されるようおすすめいたします。

【クラウドPBXでBCP対策を実現】事業継続に役立つ4つの理由とは

クラウドPBX導入に成功するための4つのポイント

クラウドPBXは全体として画期的な電話システムですが、すべてのケースにおいて導入がベストチョイスになるとは限りません。

先述のとおり、ベンダーにより提供されるサービス内容が多少異なるため、なかにはニーズに合わないと感じるものもあるからです。

導入に成功するには、以下の4つのポイントを意識するようおすすめいたします。

それぞれのポイントを詳しく解説します。

【ポイント①】複数のサービスを比較検討して自社ニーズと照らし合わせる

1つ目のポイントは、複数のサービスを比較検討して自社ニーズと照らし合わせることです。

クラウドPBXは、基本的な機能はどのサービスにも共通していますが、サービスによっていくらか差異があるからです。

たとえば、既存の固定電話番号をクラウドPBXで継続利用できるサービスもあれば、できないサービスもあります。

外線発信が基本料金に含まれているものもあれば、オプション機能扱いになっているものもあります。

料金体系についても、「基本料金とライセンス料金がまとまっているサービスと別々のサービス」「1IDから契約できるサービスと一定数以上から契約できるサービス」など、さまざまです。

さらに導入スピードも、最短即日のケースがあれば、2週間程度かかるケースもあります。

このようにクラウドPBXのベンダーないしは企業の設備状況により違いがあるため、事前に自社ニーズとサービス内容を照らし合わせておくことが重要です。

【ポイント②】トライアルサービスを活用して「実力」を試す

2つ目のポイントは、トライアルサービスを活用して「実力」を試すことです。

サービス内容に詳しくなっても、実際の使い心地を試さなければ、導入後に「こんなはずではなかった」と後悔する要因になります。

公式サイトやベンダーの担当者から見聞きする話と、実際の使用感は、必ずしも一致するとは限りません。

クラウドPBXはインターネットを利用する仕組みであるため、通信環境によっては音質の悪さを感じたり、専用アプリの使いづらさを感じたりする可能性もあります。

また機能自体に問題がなくても、社員の多くが「アプリのデザインを使いづらい」と感じるケースもあるでしょう。

いずれにしても、導入前にトライアルプランに申し込んで、実際の使い心地を体験するのがベターです。

【ポイント③】導入から運用まで必要なサポートを得られるか確認する

3つ目のポイントは、導入から運用まで必要なサポートを得られるか確認することです。

インターネット回線やクラウドPBX自体に詳しい社員がいない場合、新しい電話システムに移行する方法がよく分からないことがあるでしょう。

既存の電話システムが大規模なものであったり、複雑な使い方をしていたりする場合はとくにそうです。

またクラウドPBXでは専用アプリをスマホやタブレット・PCなどにインストールしますが、さまざまな機能が提供されている場合、当初慣れるのに苦労するかもしれません。

こうした点を踏まえると、ベンダーのサポート体制はきわめて重要だと言えます。

既存システムからクラウドPBXへ移行する際の手続きや所要時間・導入費用など、契約者が知るべき内容はたくさんあります。

丁寧なサポートをするベンダーであれば、事前のヒアリングを通して、事前にしっかり説明してくれるはずです。

またスムーズにクラウドPBXを使いこなせるよう、専用アプリに関する説明やクラウドPBXの活用シーンなどについても、情報を共有してくれるでしょう。

そのようにサポートが充実していると、いち早くクラウドPBXから恩恵を受けられます。

【ポイント④】管理者を選び社員に説明会を実施する

最後のポイントは、管理者を選び社員に説明会を実施することです。

社員全体がクラウドPBXの使い方について学べるよう、特定の管理者を立てましょう。

その管理者が社員に専用アプリの使い方を説明したり、各部署に赴いて活用イメージを共有したりできます。

社員を集めて説明会を開くのもよい方法です。

特定の社員だけが新しい電話システムに詳しい状態だと、せっかくのクラウドPBXのメリットを十分に活かせない恐れがあります。

導入後、いかに企業全体にクラウドPBXの利便性を周知できるかが、大きなポイントです。

まとめ

クラウドPBXを使ってみた感想を、便利な点と微妙な点をまとめてご紹介しました。

どこまでクラウドPBXの恩恵を受けられるかは、最終的に各企業ないしは個人により変わります。

とはいえ全体として、クラウドPBXが従来のビジネスフォンと比べて画期的な仕組みであることは事実です。

実際、日本のみならず世界中でクラウドPBXのシェア拡大が見込まれています。

現在の電話システムに不便さを感じている方は、ぜひクラウドPBXの導入を一度選択肢に入れてみるのはいかがでしょうか。

その際はぜひ、弊社の『OFFICE PHONE』もご検討ください。

トライアルプランをご利用になれば、設定時間5分で、音質やアプリのデザイン・使い勝手などをお確かめいただけます。

以下の申込みフォームより、ぜひお気軽にお申し込みください。