クラウドPBXについて知ろう

クラウドPBXのメリット・デメリットを解説｜失敗事例と対策も公開

クラウドPBXを導入するにあたって重要なのは、「メリット」だけではなく「デメリット」も正しく理解しておくこと。

良い面だけ見て導入すると、「自社にとっては使い勝手が悪かった…」「想像以上にコストがかかって損した…」など、のちに後悔するかもしれません。

そこで本記事では、クラウドPBXのメリットだけでなく、実際に使ってみなければわからないデメリットも本音で解説します。

また導入時にありがちな失敗例や対策もご紹介するので、自社にとって本当に価値のあるサービスなのかしっかりと検討してください。

クラウドPBXとは？まずは特徴や仕組みを分かりやすく解説

クラウドPBXとは、従来はオフィス内に設置するビジネスフォンの主装置（PBX）をクラウド化し、インターネット上で通信・通話を可能とするサービスです。

従来のビジネスフォンの場合、電話を使うには社内に設置した主装置と各電話機を有線で接続しなければならず、電話業務はオフィスに縛られていました。

しかしクラウドPBXなら、この主装置をクラウド上に構築することにより、インターネット環境さえあれば場所を問わず会社電話の応対ができるようになります。

さらに電話機のほかにスマホやPC、タブレットなども電話端末として使えるため、利用シーンに合った端末で柔軟に電話業務ができる点も大きなメリットです。

クラウドPBXの基礎知識は、以下の記事で詳しく解説しています。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

クラウドPBXのメリット8つ｜企業に選ばれる理由

クラウドPBXを導入することには、以下のようなメリットがあります。

これらのメリットに注目し、クラウドPBXを導入する企業が増えてきています。
では各メリットについて詳しく見ていきましょう。

工事不要！最短即日で導入できる

クラウドPBXは、導入のハードルが低い点が、魅力のひとつです。
サービスの中には、最短即日に開通できるケースもあります。

導入に時間がかからないのは、クラウド上の仮想主装置を利用するため、オフィス内に大がかりな装置を設置する必要がないからです。

オフィス新設や移転などで、電話環境を少しでも早く整えたい方には最適です。

補足：クラウドPBXは大きく分けて2種類

導入のタイミングについて少し補足すると、クラウドPBXには、大きく以下の2タイプに分けられます。

光回線利用タイプの場合、現時点で光回線を引いていないオフィスでは、最初に光回線契約が必要です。

すでに光回線を使用中であれば、すぐに利用開始できる可能性が高いです。
まだ光回線を引いていなくても、クラウドPBX自体の導入は即日なので、回線設置後は時間がかかりません。

フルクラウドタイプはアプリでサービスが完結するため、光回線を引いていなくても、モバイル回線などでインターネットに接続できれば利用可能です。

ただし、この場合は市外局番を利用できない可能性があり、既存の会社番号を引き継げない恐れもあります。

電話機や主装置の導入コストを削減できる

電話機や主装置の導入コストを削減できるのも、クラウドPBXのメリットです。

クラウドPBXでは、以下の4タイプの端末を電話機として利用できます。

従来のビジネスフォンの場合、1台2～3万円の専用の電話機を購入しなければなりませんでした。

しかしクラウドPBXなら、電話機だけでなく社員個人のスマホを活用できるため（＝BYODの実現）、端末代を削減できます。

さらにクラウドPBXはクラウド上の仮想の主装置を利用するため、従来のように主装置の購入も不要。

したがって、導入コスト（初期費用）を大幅に安くできる点が大きなメリットです。

場所を問わずスマホで無料内線通話ができる

クラウドPBXを導入すると、場所を問わずスマホで無料内線通話ができるようになります。

従来のビジネスだと、オフィス内に設置した電話機同士でなければ内線通話はできませんでした。
これは、主装置と直接つないだ電話機でしか内線機能が使えないからです。

しかしクラウドPBXの場合、クラウド上の仮想の主装置を利用するため、この概念がなくなります。

インターネット環境さえあれば、外出中の社員や離れた拠点で働く社員との間でも、無料で内線通話ができます。

つまりクラウドPBXなら国内外を問わず、場所の制限なく無料内線通話ができるため、通話料の節約につながる点も魅力です。

どこからでも会社代表番号での発着信が可能

さらにクラウドPBXでは、どこからでも会社代表番号で発着信できます。

従来のビジネスフォンだと、オフィスにかかってくる代表番号への電話は、原則として外出中だと受けられませんでした。

また転送サービスを使うと月額料金や転送料が発生したり、外から架電すると代表番号が使えなかったりと、不便な面が多かったのも事実です。

しかしクラウドPBXなら、オフィスの外でも会社の代表番号を使って発着信ができるため、このような弱点を全て克服。

さらに、会社で受けた電話を離れた場所で働く社員に保留転送したりと、まるでオフィスにいるのと同じように電話業務ができます。

通話料金が総じて安い

クラウドPBXは、通話料金が非常にお得なシステムです。

固定電話への通話料金は距離に関係なく一律料金での支払いで、3分あたり8円前後しかかかりません。

従来の加入電話だと、距離に応じて通話料金が上がるため1分半で22円ほどかかってしまうのと比べると、圧倒的に安いことがわかります。

また離れた社員同士でも「内線通話」が可能になることで、無駄な通話料を削減できる点も大きなメリット。

そのほか、担当者がオフィスに不在の際でもそのまま電話をつなげるため、折り返しにかかる通話料も削減できます。

このようにクラウドPBXのシステムは総じて、通話料の削減に役立つのです。

日常業務やテレワークに便利なオプション機能も使える

クラウドPBXの別のメリットは、日常業務やテレワークに便利なオプション機能も使えることです。

クラウドPBXでは、従来のビジネスフォンシステムで使える基本的な機能に加えて、その他の便利な機能にも使えます。

機能一覧	機能の詳細
グループウェア	・顧客情報や社員の行動などを一元管理できます。 ・ほかの社員のスケジュールや業務の進捗を自宅でも確認可能です。
クラウド勤怠管理	・スマホやPCから出退勤の打刻ができるほか、GPSの位置情報で居所を記録できます。 ・タイムカードを押すためだけに出社する必要がなく、出かけ先から直帰できます。
CTI機能	・電話着信時に顧客情報を自動的に端末へ表示させる機能です。 ・顧客情報や履歴をリアルタイムに確認でき、より正確でスピーディな顧客対応が可能です。
ネットFAX	・インターネット経由でFAXを送受信する機能です。 ・スマホやPCからFAXを送れるほか、相手からのFAXデータをどこでも受け取れます。 ・ペーパーレスになり、紙やインクなどの消耗品の費用も削減できます。

クラウドPBXで利用できる機能については、以下の記事で詳しく説明しています。

クラウドPBXの機能とは｜ビジネスフォンと違う？疑問を5分で解消

利用端末の増減が簡単・スピーディ

利用端末の増減が簡単・スピーディに対応できるのも、クラウドPBXの特徴です。

従業員の増減などで電話機の台数が変動することになっても、面倒な配線工事は必要ありません。

スマホやタブレット・PCにアプリをインストールし、インターネット上で少し設定をすれば対応可能です。
固定IP電話機を使う場合も、LANケーブルで接続するくらいです。

頻繁に従業員の増減がある企業や、特定のキャンペーンで増員を実施する可能性がある企業などにおいて、このような柔軟性の高さは大いに役立つでしょう。

災害や緊急事態に備えてBCP対策ができる

クラウドPBXは、災害などの緊急事態に備えて「BCP対策（緊急事態に備えて、事業継続計画を策定すること）」としても有効です。

近年では、コロナ禍をきっかけに、緊急事態において事業を通常どおり継続することの難しさを感じた企業は多いことでしょう。

そのほかにも、台風・地震といった自然災害やテロのリスクなど、事業継続に関わるさまざまな要素があるため、BCP対策は企業にとって急務となっています。

ここまで解説してきたとおり、クラウドPBXでは、場所を問わず通常電話業務を遂行できます。

出社しなくても、オフィスにいるかのように電話の発着信ができるため、災害時に出社が難しいケースで活躍します。

【クラウドPBXでBCP対策を実現】事業継続に役立つ4つの理由とは

クラウドPBXのデメリット5つ｜隠さず公開

クラウドPBXのメリットは魅力ですが、以下のようなデメリットも存在します。

事前にメリット・デメリットを天秤にかけながら、自社に必要かどうかを考慮してください。

緊急番号など発信できない番号が存在する

クラウドPBXでは、緊急番号などいくつか発信できない番号があります。

上記が緊急通報を利用できない理由は、発信者の位置情報を正確に確認しづらいためです。

クラウドPBXではインターネット経由で電話をかけるため、固定電話のように設置場所から発信場所を特定できません。

もし通報者が実際にいる場所と、相手に表示される電話番号が違うと、混乱の元になります。

たとえば発信者が北海道からかけているのに、相手には会社代表番号として「東京03」が表示される、といった場合です。

このデメリットについては、以下の対策をおすすめします。

通話品質はベンダーによりばらつきがある

クラウドPBXの別のデメリットは、通話品質がベンダーに左右されることです。

クラウドPBXを提供するベンダーは数多くいますが、提供するサービスの品質は一定ではありません。

あまりサービスの品質がよくないクラウドPBXを導入してしまうと、音の途切れやノイズなどが発生する恐れがあります。

しかし品質が非常に優れたクラウドPBXサービスも多く存在します。

事前に契約するベンダーのサービス品質をチェックすれば、このデメリットに見舞われるリスクはほとんどありません。

クラウドPBXの音質の現状や、音質問題を回避する方法については、以下の記事で詳しく取り上げています。

【実録】クラウドPBXの音質は良い？悪い？通話品質改善の対策も解説

既存の会社代表番号を引き継げないサービスもある

クラウドPBXのサービスによっては、既存の会社代表番号を引き継げないケースもあります。

クラウドPBXには以下の2タイプがあるとご紹介しました。

光回線を利用するタイプでは「NTTから発番された番号であること」など、番号に関する条件がいくつかありますが、既存の代表番号を使える可能性が高いです。

フルクラウドタイプは、一部を除いて引き継げない場合が少なくありません。

番号移行できるかできないかはケースバイケースですので、詳細は導入候補のベンダーにご確認ください。

初期費用は安いが月額料金がかさむ

クラウドPBXは初期費用が安い反面、月額料金が継続的に発生します。

主装置や専用電話機の購入費・設置費など、初期費用は安くおさまります。
なかには初期費用が無料のベンダーも存在するくらいです。

しかしクラウド上の仮想主装置はベンダーが貸し出すサービスであるため、月額料金がかかります。

料金体系はベンダーや利用規模により異なりますが、おおむね2,000～4,000円は見ておくとよいでしょう。

オプション機能をつけたり、利用内線数が多かったりすると、1万円を超えるケースも十分考えられます。

ただし、通話料については大幅に節約できる可能性が高いため、ほかのビジネスフォンシステムとくらべて、運用費用が一方的に高くなるわけではありません。

外線をかけることが多い場合や社員の外出・出張が多い場合などは、むしろトータルコストが安くなる可能性も高いでしょう。

停電時にサービスを利用できない場合がある

停電時にサービスを利用できなくなる場合があるのも、クラウドPBXのデメリットです。

光回線を利用するタイプのクラウドPBXでは、VoIPゲートウェイと呼ばれる簡易的なアダプターをオフィスに設置する場合があります。

アダプターが機能するには電気が必要ですが、停電時には電源供給が止まるため、サービスを使えなくなります。
（※フルクラウドタイプなら、ベンダーのサーバーが生きていればOK。）

停電はめったにあることではないため、それほど心配はありませんが、いざというときに備えて、対策を講じておくとよいでしょう。

具体的な対策としてはUPS（無停電電源装置）を設置して、アダプターやONU・ルーターなどが稼働できる状態にしておけば大丈夫です。

クラウドPBX導入でありがちな8つの失敗事例と対策

クラウドPBXを導入するうえで陥りがちな失敗事例には、以下のようなケースがあります。

クラウドPBXのメリットを最大限に享受するには、上記のような失敗例を事前に把握し、かつ対策を知っておくことが肝心です。

計画的な導入ができるよう、失敗例と対策の詳細をそれぞれご紹介します。

事例①既存電話番号の引き継ぎができないサービスだった

失敗例の一つは、既存電話番号の引き継ぎができないサービスを選んでしまうことです。

先ほど説明したとおり、フルクラウドタイプのクラウドPBXを導入する場合、基本的に新規番号を取得することになります。

あるいは、NTTによって発番されていない代表番号を使っている場合も、導入後は別の番号になります。

既存電話番号の引き継ぎ可否を考えずに契約すると、あとあと面倒です。

公式サイトや資料・名刺などに記載されている電話番号をすべて更新しなければならないほか、顧客や取引先にも番号変更の通知をしなければなりません。

このような失敗を防ぐために、必ず導入前に引き継ぎ可否をベンダーに問い合わせましょう。

事例②使いたい機能がカバーされていなかった

導入したけど「使いたい機能が提供されておらずがっかりした」というケースもあるでしょう。

クラウドPBXのサービスは、ベンダーによって異なります。

発着信や転送など基本的な機能はどのサービスでも提供されているはずですが、付加的な便利機能については別です。

サービスによっては、グループウェア機能やインターネットFAXに未対応、といったこともあるでしょう。

この点で失敗しないためには、あらかじめ必要な機能や使いたい機能を洗い出しておき、導入候補のクラウドPBXがそれらの機能に対応しているか確認することが大事です。

公式サイトをチェックすることはもとより、問い合わせ窓口で該当サービスを使えるか聞いておくようおすすめします。

事例③月額料金が思ったより高かった

月額料金が思ったよりも高くなってしまうというケースもあるでしょう。

料金体系についてもベンダーによって異なります。

たとえば、基本料金と端末のライセンス料金が分かれているケースや、基本料金に一本化しているケースなどがあります。
どちらの場合も、利用する内線数が多くなるほど料金が高くなるのは共通です。

付加機能を追加すると、基本料金に加えてオプション料金が発生するのも一般的です。

このように月額料金は、ベンダーや利用状況などにより変動します。

利用する内線数やオプション機能を考慮せずに契約すると、思ったよりも月額料金のトータルコストが高くなる可能性があるでしょう。

この点については、事前に利用内線数やオプション機能をしっかり計算することで、失敗を防げます。

複数のベンダーの料金体系を比較し、想定している使い方において料金がリーズナブルなベンダーを選ぶのがポイントです。

事例④途切れる・ノイズが入るなど通話品質が悪かった

導入したクラウドPBXサービスの音質が悪い、というのもありがちな話です。

「途切れる」「ノイズが入る」など、通話品質が悪い結果になれば、会社の信用やイメージを損ねてしまいます。

このような失敗を避けるには、以下の対策を取りましょう。

光回線を利用するタイプのクラウドPBXは、基本的に光電話を使います。

光電話は、通話品質がよい電話サービスに与えられる市外局番の使用を、総務省から認められほど、品質が保証されています。

そのため、光回線利用タイプのクラウドPBXを選んでおくと無難です。

また総務省は、IP電話事業者が提供するサービスの音声品質や遅延値などを測定し、クラスA～Cの3段階で格付けします。

クラスAは、音質に定評があるアナログ電話並の品質のサービスに認められる区分です。

導入したいと思っているクラウドPBXのベンダーが、クラスAを獲得しているか確認しましょう。

事例⑤アプリが使いづらく社員に不評だった

契約したクラウドPBXのアプリが使いづらければ、社員のストレスが溜まりやすくなります。

操作性やデザインなどがイマイチだと、

といった声が多くなり、社員がストレスを感じるかもしれません。

このような失敗をしないためには、トライアルで事前に使い勝手を把握しておくことがカギです。

また導入を決定した場合も、導入後にアプリの使い方やクラウドPBXのシステムについて社員にしっかり説明できるよう、担当者をアサインするとよいでしょう。

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事例⑥情報流出などセキュリティトラブルが起きた

会社のデータや個人情報などが流出してしまうトラブルも、場合によっては起きてしまいます。

クラウドPBXでは社員個人のスマホを利用できるのがメリットですが、それが原因で、個人情報の漏洩などセキュリティ問題が起きる可能性もあります。

たとえばセキュリティ対策がまったく行われていないPCやスマホを使った結果、マルウェアに感染するかもしれません。

あるいはフィッシングメールに引っかかる、スマホを紛失するなど、ヒューマンエラーによる情報漏洩リスクもあるでしょう。

社内ネットワークのセキュリティが脆弱で、情報漏洩が起きる可能性も否めません。

この点については、以下のような対策を取りましょう。

セキュリティ対策について詳しくは、以下の記事も参照してください。

クラウドPBXのセキュリティは万全？安全性と対策のコツを解説【最新】

事例⑦ベンダーのサポート体制が不十分だった

契約したクラウドPBXのベンダーサポートが不十分なケースもあるでしょう。

サポート体制が充実していないベンダーと契約すると、以下のような結果になるかもしれません。

スムーズにクラウドPBXを導入し運用するには、ベンダーのサポート体制を事前チェックすることが大切です。

事例⑧ビジネスフォンのリース期間が満了していなかった

現在のビジネスフォンシステムのリース期間が満了しておらず、違約金がかかってしまう可能性も否めません。

ビジネスフォンシステムは高額であることが少なくありません。
そのため主装置やビジネスフォンなどの設備を自社で購入せず、リースしているケースも多いです。

リースには5年間など、契約期間が定められています。

現在使っている設備がリース中であることに気づかず、クラウドPBXを導入すると、中途解約の状態になり、違約金発生の恐れがあります。

このようなトラブルを回避するには、事前にリースの契約期間をしっかり確認してから、クラウドPBXの導入計画を立てましょう。

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まとめ

クラウドPBXには数々もメリットがある一方、デメリットも存在します。
メリットだけに注目して導入すると、あとになって失敗してしまう恐れがあります。

事前にしっかりメリット・デメリットを把握し、自社のニーズにマッチするか考慮してから、導入可否を判断してください。

導入を決定する場合も、複数のクラウドPBXベンダーのサービスを比較考慮し、料金体系や通話音質に問題がないか確かめましょう。

弊社の『OFFICE PHONE』では現在、設定時間5分でクラウドPBXを体験できるトライアルプランを提供しております。

また、クラウドPBXやビジネスフォン・オフィス移転などに関する質問も、随時受け付けております。

このような場合は、ぜひお気軽に以下の問い合わせ先よりご相談ください。