クラウドPBXについて知ろう

クラウドPBXの構成図・仕組みを解説！従来型との違いやメリットは？

クラウドPBXは、電話機だけではく社員のスマホなどを使い、場所を問わず会社電話の応対ができる全く新しいサービスです。

ビジネスフォンからクラウドPBXに移行する企業が増えていますが、中には、

と疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

従来のビジネスフォンとの違いを知り、クラウドPBXがどれほど便利なのが理解するには、まずは両者の「構成」や「仕組み」を正しく把握することが重要です。

そこで本記事では、クラウドPBXの構成図・仕組みを分かりやすく解説します。

クラウドPBXと従来型の構成図・仕組みを比較！

クラウドPBXは、従来はオフィス内に設置していたPBX（主装置）をクラウド上に構築し、インターネット回線を使って通話を可能にしたサービスです。

インターネット環境を活用するため、スマホやPCなどさまざまな端末をビジネスフォン化して、場所を問わずに利用できるメリットがあります。

クラウドPBXは次世代ビジネスフォンとして注目を浴びていますが、導入の前に、従来のビジネスフォンとの違いをしっかりと把握することが大切。

ここでは、クラウドPBXと従来のビジネスフォンの構成図・仕組みを比較して、それぞれの特徴を分かりやすくまとめます。

従来のビジネスフォンの構成図・仕組み

こちらの構成図から分かるように、従来のビジネスフォンはPBX（主装置）をオフィス内に設置し、主装置と各電話機を電話線で接続します。

PBX（主装置）の設置や電話機との接続は、専門業者による工事が必要です。

また従来のビジネスフォンには、以下のような特徴があります。

クラウドPBXについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

クラウドPBXの構成図・仕組み

クラウドPBXは、大きく分けて「NTT光回線を利用するタイプ」と「フルクラウドのタイプ」の2種類があります。

ここでは、それぞれの構成図・仕組みや特徴をご紹介します。

NTT光回線を利用するタイプのクラウドPBX

NTT光回線を利用するタイプのクラウドPBXは、クラウド上に構築されたPBX（主装置）を利用します。

通信装置「VoIPゲートウェイ」を設置することで、オフィス内の既存ビジネスフォンに接続し、従来のビジネスフォンと併用することも可能です。

NTT光回線を利用するタイプのクラウドPBXには、以下のような特徴があります。

フルクラウドタイプのクラウドPBX

フルクラウドタイプのクラウドPBXは、オフィス内にPBX（主装置）やVoIPゲートウェイといった専用機器を設置する必要はありません。

インターネット環境さえあれば、スマホやPCなど、さまざまな端末をビジネスフォンとして使用できます。

またフルクラウドタイプのクラウドPBXも、前述の光回線を利用するタイプと同様の特徴があります。

導入企業増加中！クラウドPBXのメリット6選

クラウド上にPBX（主装置）を構築し、インターネット環境を活用する「クラウドPBX」には、従来のビジネスフォンにはない沢山のメリットがあります。

ここでは、多くの企業が注目するクラウドPBXのメリットを6つご紹介します。

オフィス外でも場所を問わず会社番号で受発信できる

クラウドPBXの1つ目のメリットは、オフィス外でも場所を問わず会社番号で受発信できることです。

従来のビジネスフォンの場合、オフィス内に設置したPBX（主装置）に接続された電話機でなければ、会社番号で受発信できませんでした。

しかしPBX（主装置）をクラウド上に構築することで、インターネット環境のある場所であればどこでも電話機をビジネスフォンとして使用可能です。

たとえばオフィスを留守にしがちな個人事業主も、プライベートのスマホで会社番号が使えるため、外出中もオフィスにいるかのように電話業務を行えます。

取引先からの大切な電話を取り逃し、ビジネスチャンスや信用を失う心配はありません。

電話機不要で社員のスマホをビジネスフォンとして使用できる

クラウドPBXの2つ目のメリットは、電話機不要で社員のスマホをビジネスフォンとして使用できることです。

従来のビジネスフォンは、専用電話機のみをビジネスフォンとして使用する仕組みでした。

クラウドPBXでは、専用アプリをインストールした端末をビジネスフォンとして使用可能です。

社員個人のスマホやPCを業務利用することをBYOD（Bring Your Own Device）と呼び、端末購入費や維持費の削減につながるとして多くの企業が推進しています。

クラウドPBXで例を挙げると、使い慣れたスマホを業務に使用することで、生産性や社員の満足度の向上が期待されます。

クラウドPBXで使用できる端末の種類については、以下の記事をご覧ください。

クラウドPBXが使える電話機は4種類！既存電話機を使う方法も

工事不要で短期間かつ低コストで導入できる

クラウドPBXの3つ目のメリットは、工事不要で短期間かつ低コストで導入できることです。

機器の設置や配線工事が必要な従来のビジネスフォンと比較して、クラウドPBXは工事不要でメーカーによっては最短翌日で導入できます。

また通常は1台あたり2万円ほどの電話機も不要なので、導入費用を大幅に抑えることが可能。

ビジネスフォン一式（PBX機器・専用電話機3台・工事料金）で40万円以上はかかるところ、クラウドPBXなら初期費用はたったの2～5万円程度と非常にリーズナブルです。

また月額料金は数千円で、定期的なメンテナンス費用も不要で手軽に導入できるメリットがあります。

ビジネスツールとして便利な機能を利用できる

クラウドPBXの4つ目のメリットは、ビジネスツールとして便利な機能を利用できることです。

クラウドPBXでは従来のビジネスフォンの基本機能はもちろん、業務効率化につながるさまざまな便利機能を利用できます。

機能の種類はクラウドPBXメーカーにより異なりますが、一般的に利用できる機能には以下のようなものがあります。

• 通話録音機能
  通話の録音データをクラウド上に保存できます。
  会話の内容を後で確認したり、「言った」「言わない」のトラブルを防止したりするのに有効です。
• タブレット受付システム
  タブレットに専用アプリをインストールして、エントランスに設置します。
  無人で来訪者の受付対応が可能になり、人件費の削減につながります。
• クラウド勤怠管理システム
  社員の出退勤や現在位置をクラウド上で管理するシステムです。
  タイムカードや業務報告書は不要で、直行・直帰でもスマホを使って簡単に出退勤の打刻ができます
• ネットFAX
  FAXの送受信を、インターネットに接続したスマホ・PCで対応できる機能です。
  高額な複合機・FAX機器の購入は不要で、紙代や印刷代を削減できます。
• IVR（自動音声対応）
  自動音声で案内を流し、該当する担当者や部署へつなげる機能です。
  電話対応業務の効率化や人件費の削減に貢献します。
• CTI（顧客情報表示）
  着信時に顧客情報を表示させる機能です。
  無駄な確認作業を減らし、スムーズに対応できるようになります。

クラウドPBXで利用可能な機能の詳細は、以下の記事でご確認ください。

クラウドPBXの機能とは｜ビジネスフォンと違う？疑問を5分で解消

移転時も電話番号をそのまま引き継げる

クラウドPBXの5つ目のメリットは、移転時も電話番号をそのまま引き継ぎができることです。

従来のビジネスフォンは、電話局が管理するエリアをまたぐと新しい電話番号の取得が必要でした。

クラウドPBXで取得した電話番号は、移転時もそのまま継続利用できるため、番号変更にともなう以下のような作業から解放されます。

企業の電話番号は社会的信用や顧客からの信頼を得るために重要ですから、できるだけ変更せずに継続利用したいと考えるのが一般的です。

この点で、移転時も取得した電話番号を引き継げるクラウドPBXには大きなメリットがあると言えます。

なお後述しますが、従来のビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える際も、条件を満たせば電話番号を引き継げる場合があります。

別拠点の社員も内線無料で通話料削減につながる

クラウドPBXの6つ目のメリットは、別拠点の社員も内線無料で通話料削減につながることです。

従来のビジネスフォンは、オフィス内に設置したPBX（主装置）に接続されている電話機同士でなければ、内線通話ができませんでした。

つまり別拠点の社員との電話は外線通話となり、通話料金が発生します。

しかしクラウドPBXなら離れた拠点間でも無料で内線通話できるため、社員同士の電話は場所を問わず完全無料です。

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クラウドPBX導入で押さえておくべき4つのチェックポイント

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンと比較して機能性・利便性に優れており、さまざまな課題の解決策にもなり得ます。

しかし、導入後のトラブルを避けるために、自社に適したサービス・プランを選ぶことが大切です。

ここでは、クラウドPBX導入時のチェックポイントを4つご紹介します。

電話番号の引き継ぎは可能か

クラウドPBXの導入時に、電話番号の引き継ぎは可能かを確認するのは重要なポイントです。

前述のとおり、従来のビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える際に、使用中の電話番号を引き継げる場合があります。

そのためには、以下のような条件を満たす必要があります。

ただし、NTTで取得した電話番号でも、「ひかり電話」で取得した場合は引き継げないため注意が必要です。

また、フルクラウドタイプのクラウドPBXは、一部の事業者を除いて電話番号を引き継げない場合がほとんどです。

会社の固定電話番号は「信用」にもつながる大切な財産。
「現在使っている電話番号を引き継ぎたい」と考えるのは当然です。

クラウドPBXへ乗り換える際は、自社電話番号の引き継ぎが可能であるか事業者に確認しましょう。

クラウドPBXで引き継げる電話番号は、以下の記事で詳しく解説しています。

クラウドPBXで電話番号は変わらない？引き継ぎ条件と3つの注意点

導入後のサポート体制は万全か

クラウドPBXを導入する際は、サポート体制は万全かも確認しましょう。

電話環境に不具合が生じると、業務が滞って機会損失や信頼の低下につながる恐れがあります。

よって万が一の際に迅速に対応してもらえるかや、知識が豊富なスタッフが在籍しているかなど、よく確認した上で選びましょう。

たとえばOFFICE110では、サポート体制が万全のクラウドPBX「OFFICE PHONE」を提供している上に、経営者向けに最新のITノウハウを提供しています。

音質や使い勝手に問題はないか

さらに、音質や使い勝手に問題はないかをチェックするのも重要です。

クラウドPBXの音質は、基本的に従来のビジネスフォンと変わらないレベル。
しかしメーカーの技術やネット環境に左右されるケースもあり、実際に使ってみないとわからない一面もあります。

そこでクラウドPBXのサービスによっては無料トライアルを提供している場合があるため、ぜひ積極的にご活用ください。

事前に通話品質やアプリの使用感を確かめることで、失敗なく自社に最適なサービスを選ぶことが可能です。

業務に必要な機能を利用できるか

最後に業務に必要な機能を利用できるかの確認も大切です。

利用できる機能はサービスによって異なりますが、クラウドPBXでは基本的に、従来のビジネスフォンに備わっている機能は全て利用可能です。

それに加えて、「通話録音機能」や「CTI（顧客情報表示）」など、さまざまな便利機能が使えるサービスもあります。

標準機能として備わっているか、それともオプションとして別途契約が必要かはサービスによって異なるため、必ず導入前に確認しましょう。

また「現状はビジネスフォンの機能が備わっていればよい」という場合でも、今後の事業拡大などを見据えて、幅広い便利機能を提供している事業者を選んでおくと安心です。

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まずはささいなご相談や料金だけでも、ぜひお気軽に弊社OFFICE110にお問い合わせください。

まとめ

クラウドPBXと従来型ビジネスフォンの違いを、構成図・仕組みを比較しながら解説しました。

オフィス内にPBX（主装置）を設置する従来型のビジネスフォンに対し、クラウドPBXはクラウド上にPBXを構築し、インターネットを使ってサービスを提供する画期的な仕組みです。

またクラウドPBXを導入することで、次のようなメリットがあります。

上記のメリットはどれも業務効率化やコスト削減につながるため、クラウドPBXの導入を検討する企業は増えています。

これから電話環境を構築する企業さまや、ビジネスフォンからの移行を検討している企業さまは、まずはぜひ「OFFICE PHONE」の無料トライアルでクラウドPBXの使用感をお試しください！