クラウドPBXについて知ろう

クラウドPBXの【導入事例まとめ5選】企業の実際の活用例を紹介

クラウドPBXの具体的な活用イメージを知るには、導入事例を見るのが一番です。

導入事例を見ると、どのような課題が解決されるのかが分かり、自社に必要なサービスかどうかを把握しやすくなります。

そこでこの記事では、以下の点を解説します。

「クラウドPBXに興味があるけど、使用イメージをもっと鮮明にしたい」という方は、ぜひご一読ください。

クラウドPBXとは｜導入企業増加中の電話システムを解説

クラウドPBXとは、従来のビジネスフォンとは異なる画期的な電話システムです。

まだまだ主流の電話システムではありませんが、登場より導入企業が増加しており、今後さらに需要が増加することが見込まれています。

次世代の電話システムとして注目されているクラウドPBXの導入事例について知る前に、まずは簡単に仕組みや特徴を解説します。

クラウドPBXの特徴や仕組みを分かりやすく解説

クラウドPBXの特徴は、ビジネスフォンの発着信をコントロールする「主装置」がクラウド上にあることです。

従来のビジネスフォンはオフィスに主装置を設置するのが基本ですが、クラウドPBXではクラウド上に設置され、インターネット回線を通じて利用します。

オフィスに設置する場合とは異なり、クラウド上に主装置があることで、どこからでも主装置にアクセス可能です。

従来のビジネスフォンの場合、オフィス内でしか電話機を使えません。

場所の縛りを持たないクラウドPBXの登場によりどのようなことが実現するのか、詳しく見ていきましょう。

クラウドPBXのメリットとは？導入で実現すること

インターネットでどこからでも主装置にアクセスできると、従来オフィス内でしか行えなかった電話業務を、オフィスの外でも行えます。

代表的な活用シーンを見てみましょう。

活用シーン1：出先にいる社員とオフィスにいる社員が、「内線」通話できる

外出先でもオフィス内でも同じ主装置にアクセスできるため、外線ではなく内線で無料通話が可能です。

外線をかけることが少なくなり、通話コスト削減につながります。

活用シーン2：どこからでも会社代表番号で受信と発信ができる

スマホを使って、外出先でも会社代表番号への着信を受信できます。

オフィスが無人でも手元のスマホに電話がかかるため、電話の取りこぼしがありません。

自宅や外出先から会社代表番号で顧客や取引先に発信することも可能です。

携帯番号ではなく代表番号からかけることで、相手からの信用を得やすくなります。

活用シーン3：外出中の担当者への電話取次ぎを「内線」で行える

オフィスに顧客から着信があって、担当者が外出しているとき、電話を担当者のスマホへ内線でつなげます。

不在の旨を伝えて折り返し電話をかける必要はなく、顧客応対をリアルタイムに行え、転送料金もかかりません。

クラウドPBXはロケーションフリーで電話業務ができるため、このように電話業務が低コストかつ効率的になります。

さらにクラウドPBXでは、以下のようなメリットもあります。

【メリット①】導入費用が安くなり、利用開始までの時間も短縮できる

オフィスに主装置を設置しないため、短時間で導入できます（最短即日）。

オフィスの新設や移転などで、電話システムを一日でも早く構築したい方に便利です。

【メリット②】社員個人のスマホやPCを使えるため専用電話機が購入不要

社員個人の持つ端末に専用アプリを入れれば、ビジネスフォンとして利用できます。

また、固定電話機を購入する必要がないため、設備費の負担が軽減されます。

【メリット③】業務効率化に役立つ便利機能が提供されている場合が多い

ベンダーにより違いはありますが、CTI（顧客情報表示）やネットFAXなど、業務効率を上げるのに役立つ機能を提供しているサービスも少なくありません。

たとえばネットFAXを使うと、FAX機器を使わずペーパーレスでFAXの送受信ができ、消耗品コストの削減につながるほか、出先で相手とのやり取りをリアルタイムに行えます。

これらはクラウドPBXを導入する利点の一部です。

ほかにも、「保守点検が不要」「BCP対策になる」など、さまざまなメリットがあります。

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課題別｜クラウドPBXの導入事例5選

ここからは、クラウドPBXを導入した以下5社の事例をご紹介します。

クラウドPBX導入前の課題と、導入後の状況を比較しつつご紹介しますので、どのような効果があったかに注目しつつご覧ください。

なお、クラウドPBXを提供するベンダーは数多くありますが、今回は弊社の『OFFICE PHONE』を例として取り上げます。

【導入事例1】外出中の顧客対応がスムーズに｜株式会社イノセンス

最初に、学校給食の卸事業を営む株式会社イノセンス様の事例を取り上げます。

電話の取りこぼし防止や顧客対応をスムーズにする目的で、クラウドPBXを導入されました。

クラウドPBX導入前の課題

株式会社イノセンス様は、クラウドPBX導入前に以下の課題を抱えていたそうです。

家庭用電話機の使い勝手に不便な点があった

ビジネス用の電話機でなく家庭用の機器を使った結果、「ププッ」という独特の通知音が鳴ってしまうのが不快だったそうです。

オフィスにいないときに着信を受信できず困っていた

外出するときに電話機を持ち運びできないため、外出時の受信ができませんでした。

携帯から折り返し電話をかけていることが相手に伝わってしまっていた

業務時間外に電話がかかってきて、携帯電話から折り返しの電話をしたときに、相手に携帯からかけていることが伝わり「外ですか？」と聞かれてしまっていたようです。

クラウドPBX導入後の変化

クラウドPBX導入により、以下の改善がありました。

通知音の問題が解消された

「ププッ」という音が鳴らなくなりました。

外出先でスマホに着信が来るため、外出先でも受信できるようになった

オフィスを無人にしても、手元のスマホで代表番号への着信を受けられるようになりました。

全員外出しなければならないケースでも、受信の心配をせずにすんでいます。

外出先から代表番号で発信でき、相手に携帯番号が表示されなくなった

スマホにインストールした専用アプリから代表番号で発信でき、外出先から発信するときも相手に代表番号が表示されるようになりました。

【導入事例2】複数拠点の内線化で電話取次ぎがスピーディーに｜東京電子株式会社

東京電子株式会社様は、真空機器に関する事業を提供する企業です。

3つの拠点間での連絡をスムーズにすることと、タイムリーな顧客対応をする目的で、クラウドPBXを導入されました。

クラウドPBX導入前の課題

東京電子株式会社様は、クラウドPBX導入前に以下の課題を抱えていたそうです。

複数拠点での電話取次ぎが面倒だった

ほかの拠点への用件で着信があった場合も、一度特定の拠点で電話をあずかり、その後該当拠点へ連絡、顧客へ折り返し電話をかけてもらったそうです。

そのため顧客を待たせる結果になりました。

クラウドPBX導入後の変化

クラウドPBX導入により、以下の改善がありました。

顧客への対応がタイムリーになり、スムーズに担当者や該当拠点へ電話を取り次げるようになった

ほかの拠点への用件で着信があったとき、電話を切らずにそのまま担当社員や該当拠点へ内線呼び出しができるようになりました。

顧客を待たせることがなくなり、電話取次ぎに伴う社員負担も軽減されたそうです。

スマホ1台で複数の業務をこなせるようになった

代表者の方はもともとガラケーを使っていましたが、メールの添付ファイルが見られないことが多かったためスマホに変えられたそうです。

スマホだとメールチェックがスムーズにできますが、加えてクラウドPBXのアプリも利用できるため、利便性に満足されています。

【導入事例3】転送料金のコストカットに成功｜筒井会計事務所

続いて、税理業務に携わる個人事業主、筒井会計事務所様の事例をご紹介します。

代表者の方は、自身のオフィスとは別のオフィスでも働かれていました。

そこでどこでも代表番号への着信を受けられるようにする目的で、クラウドPBXを導入されました。

クラウドPBX導入前の課題

筒井会計事務所様は、クラウドPBX導入前に以下の課題を抱えていたそうです。

転送機能を使うと、誰からの着信が分からなかった

外出時に自身のオフィスの代表番号に着信があったときは電話を転送していましたが、機械転送だと代表番号が表示されるため、誰が電話をかけているのか分かりませんでした。

転送料金の負担が痛かった

NTTの転送電話サービスの「ボイスワープ」も利用されていましたが、転送するたびに料金が発生するため、コストがかさんでいたようです。

クラウドPBX導入後の変化

クラウドPBX導入により、以下の改善がありました。

顧客が自身のオフィスに電話をかけていることが明確になった

着信時に発信者の番号が表示されるため、誰からの着信かが分かるようになりました。

どこにいても電話業務をカバーできるため、ほかの仕事に集中でき、営業チャンスも増えた

別のオフィスにいても外にいても代表番号での発着信ができるため、オフィスを無人にしても受信について心配しなくてよくなりました。

その分、別の業務に集中でき、効率がアップしたそうです。

また電話の取りこぼしもなくなることで、営業チャンスも増える結果になりました。

【導入事例4】休日の問い合わせも受電できて効率的｜株式会社すみだ不動産

株式会社すみだ不動産様は、不動産売買のサービスを提供しています。

1人で仕事をしていた頃に、外出時でも電話をどこでも取れるサービスを探してクラウドPBXを導入しました。

クラウドPBX導入前の課題

株式会社すみだ不動産様は、クラウドPBX導入前に以下の課題を抱えていたそうです。

オフィスにいないことが多く、電話を取れないケースが多かった

代表者の方は当初1人で事業を手がけていたため、外出するときは電話を取れないことが多かったようです。

クラウドPBX導入後の変化

クラウドPBX導入により、以下の改善がありました。

外出先で電話を受けられるよりなり、オフィスが無人でも安心できるようになった

1人で動いていたときも、外出先でスマホに着信が来るため、電話を取り逃すことがなくなりました。

また現在は従業員が増えていますが、それでもオフィスに人がいないことも多いため、「場所に縛られない」電話業務ができる点が助かっているようです。

休日の問い合わせにも対応できるようになった

従来のビジネスフォンでは、休日にオフィスへかかって来る電話に対応するのは簡単ではありません。

しかしクラウドPBXでどこでも着信を受けられるため、顧客対応の効率が上がりました。

【導入事例5】問い合わせや注文の着信取りこぼしを軽減｜株式会社around

最後に、婦人服関連事業を展開する、株式会社around様の事例を見てみましょう。

会社で使う電話機をどこでも持ち運べる点に魅力を感じ、クラウドPBXを導入しました。

クラウドPBX導入前の課題

株式会社around様は、クラウドPBX導入前に以下の課題を抱えていたそうです。

電話を受信できる場所が限られていたため、問い合わせや注文の連絡を取りこぼしていた

オフィスを留守にするときに、会社への電話を受け取ることができず、顧客からの電話を取りこぼしていました。

クラウドPBX導入後の変化

クラウドPBX導入により、以下の改善がありました。

スマホを使ってどこでも電話応対ができるようになり、生産性や働き方の自由度が上がった

会社の番号に着信があったとき、オフィスにいなくても電話を取りこぼさなくなったため、営業機会を以前よりも得ているようです。

また外出時の電話応対を気にする必要がなくなり、自由に動けるようになりました。

導入事例から見えるクラウドPBXが活躍する企業

ここまで見てきたクラウドPBXのメリットや導入事例を総括すると、クラウドPBXは以下のような企業で特に活躍すると言えます。

そう言える根拠を交えて解説します。

テレワーク環境へのシフトを検討している企業

クラウドPBXは、テレワーク環境へのシフトを検討している企業にとって便利です。

インターネット環境さえあればどこでもクラウド上の主装置にアクセスできるため、自宅をはじめどの場所からも、電話業務ができるからです。

テレワークを推進したくても、オフィスにかかって来る電話に対応しなければならず、電話応対のためだけに出社するケースも珍しくありません。

クラウドPBXは会社代表番号での発着信も、ほかの社員との内線通話もロケーションフリーで行えるため、テレワーク促進の強力な基盤の一つになります。

オフィスが無人になることが多い企業

オフィスが無人になることが多い企業にとっても、クラウドPBXはおすすめです。

導入事例でも強調されていましたが、1人で働く方や、従業員がいてもオフィスが無人になることが多い企業にとって、オフィスへの着信は大きな課題となります。

クラウドPBXなら、オフィスとスマホに同時に着信させたり、固定電話機を使わずにスマホだけで代表番号を使ったりすることも可能です。

どこにいても問い合わせ電話や注文の電話を受けられるため、販売機会を損失しません。

外出中の社員と連絡を取ることが多い企業

クラウドPBXは、外出中の社員と連絡を取ることが多い企業でも活躍します。

従来のビジネスフォンの場合、外出中の社員に連絡するには、外線をかける必要がありました。

外出先にいる社員同士、あるいは自宅でテレワークをしている社員同士もすべて内線通話でつながります。

このおかげで、外線通話料を大幅に削減できるでしょう。

外出先でも代表番号で発信したい企業

外出先でも代表番号で発着信したい企業にも、クラウドPBXがおすすめです。

顧客や取引先に発信するとき、携帯電話番号からかけると、相手に携帯番号が表示されてしまいます。

もしプライベートのスマホからかけるとしたら、相手に携帯番号を知られてしまい、休日や就業時間外にも連絡がかかるようになってしまうかもしれません。

この点、クラウドPBXでは代表番号から発信できるため、相手に個人の携帯番号が知られる恐れがありません。

通話料を削減したい企業

クラウドPBXがおすすめの企業には、通話料を削減したい企業も含まれます。

前述のとおり、クラウドPBXのおかげで社員間の連絡のほとんどは無料内線通話ですませられます。

また外出中の担当者あてにオフィスへ電話がかかってきたとき、電話を内線で取り次げるため、転送料金がかかりません。

さらにクラウドPBXの通話料金は全国一律料金で、3分あたり8円前後しかかからず、低コストです。

UC（Unified Communication）を促進したい企業

UC（Unified Communication）を促進したい企業でも、クラウドPBXは活躍するでしょう。

「UC」とは、メールや電話・インスタントメッセージなどさまざまなコミュニケーション手段を、単一手段で利用する考え方です。

クラウドPBXでは、スマホやタブレット・PCなどを使い、以下のような複数の業務をまとめて行えます。

電話はガラケー、メールはPCといったように、別々のツールを使う手間はありません。

まとめ

今回はクラウドPBXの導入事例を通して、クラウドPBXの使い勝手や導入メリットについて解説しました。

結論として、クラウドPBXは基本的にどの企業においても役立つ画期的なサービスです。

通話コストを削減したい企業や、外出先での発着信が多い企業などでは、特にその実力を発揮するでしょう。

現在使用中のビジネスフォンシステムが老朽化している企業の方や、主装置・ビジネスフォンのリース契約がまもなく満了する企業の方は、これを機にクラウドPBX導入を検討するのはいかがでしょうか？

その際は、ぜひ弊社の『OFFICE PHONE』もご検討ください。

『OFFICE PHONE』は、低コストかつ高品質が自慢のクラウドPBXです。

安定性や通信速度に定評がある光回線を利用するクラウドPBXであるため、通話音質はアナログ電話並みの高音質です。

初期費用は無料で、月額費用は基本料金3,400円～と、リーズナブルにご使用いただけます。

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