クラウドPBXについて知ろう

【自治体】クラウドPBX導入事例5選！メリットや選び方のコツも解説

場所を問わずスマホで会社番号の発着信や、離れた場所で働く社員間でも内線通話が可能になる、新しいビジネスフォン「クラウドPBX」。

一般企業を中心に導入が進んでいますが、災害や緊急事態時に備える「BCP対策」にも最適なことから、近年では自治体も続々と導入を始めています。

そこで本記事では、自治体がクラウドPBXを導入するメリットや、導入する際のチェックポイントを解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

自治体も導入を進める電話サービス「クラウドPBX」とは

近年、既存PBXの老朽化への対策や公共サービスの向上を目的に、「クラウドPBX」を導入する自治体が増えています。

クラウドPBXは、構内に設置するPBX（主装置）をクラウド上に構築して、インターネット経由で通話・通信ができるサービスです。

従来のビジネスフォンと違い、物理的なPBX（主装置）を設置したり、電話線を張り巡らせたりする必要がなくなり、工事にかかる費用や手間をなくせるメリットがあります。

またインターネット経由で電話環境を構築するため、ネット接続できる端末を電話機として使ったり、オフィス外でも利用できたりするなど、画期的なサービスとして注目されています。

クラウドPBXの基本知識や仕組みなどの詳細は、以下の記事をご覧ください。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

自治体がクラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXは、一般企業だけでなく自治体にも多くのメリットをもたらしています。

自治体がクラウドPBXを導入するメリットは大きく以下の6つです。

ここではそれぞれのメリットを詳しく解説します。

【メリット①】スマホも使用可能！場所を問わず内線通話が無料

自治体がクラウドPBXを導入するメリットの１つは、場所を問わず内線通話が無料になることです。

クラウドPBXは物理的なPBX（主装置）をクラウド上で管理するため、インターネット環境のある場所であればどこでも通話・通信が行えるようになります。

たとえば、電話回線ではなくインターネット回線を使って端末同士をつなぐため、本庁と離れた各施設とも内線通話網の構築が可能です。

またスマホに専用アプリをインストールしてビジネスフォン化できるのもメリットで、外回りや出張中の職員とも無料内線通話でスムーズにコミュニケーションが取れます。

自治体のなかには、クラウドPBXを活用して無料の住民電話サービスを提供している事例もあり、地域住民も多大の恩恵を受けています。

従来のビジネスフォンは、構内で電話回線につながった専用電話機同士のみで無料の内線通話が可能でしたが、クラウドPBXでは場所を問わずに各種端末を内線化でき、通話料金の大幅な削減が実現可能です。

【メリット②】保守運用は不要で複数拠点を一括管理

自治体がクラウドPBXを導入する2つ目のメリットとして、保守運用は不要で複数拠点を一括管理できることも挙げられます。

従来のようにPBX（主装置）を各拠点に設置する必要はなく、クラウド上に設置されたPBXで複数拠点を一括管理できるようになります。

ブラウザの管理画面から設定変更を行えるようになり、各拠点に担当者を配置する必要はありません。

また従来のPBXでは、拠点ごとにメンテナンスや修理を行わなければなりませんでした。

クラウドPBXは保守運用も提供事業者が行うため、その都度業者に依頼する手間を省けます。

【メリット③】庁舎内のレイアウト変更・人員異動などに柔軟に対応

自治体がクラウドPBXを導入する3つ目のメリットは、庁舎内のレイアウト変更・人員異動などに柔軟に対応できることです。

従来のPBXは、庁舎内のレイアウト変更や移転の際に、機器類の移動や電話回線の撤去および配線など、大がかりな工事を行わなければなりませんでした。

クラウドPBXは機器の設置や配線工事が不要なため、庁舎内のレイアウト変更や移転、新庁舎の建設の際にも柔軟に対応できます。

配線がない分デスクまわりをスッキリさせて、機器類を設置していたスペースは有効活用できます。

また、人事異動などで利用者の増減が生じるケースでも、担当者が管理画面でアカウントの増減や設定変更を手軽に行えるのはメリットです。

【メリット④】電話以外の便利機能で業務効率化・コスト削減

自治体がクラウドPBXを導入する4つ目のメリットは、電話以外の便利機能を使って業務効率化・コスト削減を実現できることです。

クラウドPBXでは、従来のビジネスフォンの基本機能に加えて、以下のような便利な機能も利用できます。

ネットFAX

スマホやPCでFAXの送受信ができる機能です。

複合機やFAX機器が不要になるだけでなく、印刷用紙やインク代の節約にもつながります。

自治体のペーパーレス化推進にもつながり、たいへん便利です。

IVR（自動音声対応）

着信時に自動音声で一次対応する機能です。

プッシュボタンで該当する窓口へ振り分けることができ、電話業務のスムーズな対応に役立ちます。

夜間や休日は「本日は閉館しました」などの自動音声ガイダンスを流せます。

通話録音機能

外部との電話通話を自動で録音し、いつでも聞き直せる機能です。

不当要求やハラスメントの防止、通話における事実確認などにも役立ちます。

上記のように、従来のビジネスフォンではできなかった機能を使うことで、適正かつスムーズな業務につながります。

クラウドPBXのその他の便利な機能やメリットについては、「クラウドPBXの機能とは｜ビジネスフォンと違う？疑問を5分で解消」もご覧ください。

【メリット⑤】テレワーク導入を容易にして働き方改革を推進

自治体がクラウドPBXを導入する5つ目のメリットは、テレワーク導入を容易にして働き方改革を推進できることです。

自治体でも、一般企業と同様に働き方改革の一環としてテレワークの導入を検討するケースがあります。

場所を問わずに電話業務ができるようになるクラウドPBXは、テレワークとの相性がよいサービスです。

たとえば、クラウドPBXならかかってきた電話をテレワーク中の職員に転送したり、自宅から代表番号で外部へ架電できたりして、電話業務をスムーズに行えます。

また、「勤怠管理」「グループウェア」などクラウドPBXの便利機能は、自宅でも出勤・退勤の打刻や情報共有を可能にし、テレワークを容易にします。

職員のワークライフバランス推進・育児や介護と仕事の両立・感染症発生時の業務継続に取り組むにあたり、テレワークを容易にするクラウドPBXはメリットの多いサービスです。

テレワーク導入における電話業務の課題やクラウドPBXを活用するメリットについては、「クラウドPBXで働き方改革！テレワークに最適な理由と3つのメリット」でも詳しく解説しています。

【メリット⑥】災害や緊急事態時のBCP対策に効果的

自治体がクラウドPBXを導入する6つ目のメリットは、災害や緊急事態時のBPC対策に効果的であることです。

インターネット回線を利用するクラウドPBXは、災害に強いと言われています。

たとえば災害で庁舎や施設がダメージを受けても、職員はスマホやPCを使って業務を継続できます。

大がかりな設置・配線工事を必要としないため、緊急時に代替庁舎を使用する場合もスムーズな切り替えが可能です。

実際、BCP対策の一環としてクラウドPBXに切り替える自治体や一般企業は増えています。

BCP対策を実現するクラウドPBXの活用法については、「【クラウドPBXでBCP対策を実現】事業継続に役立つ4つの理由とは」でも詳しく解説しています。

自治体がクラウドPBXを導入する際のチェックポイント

公共サービスを提供する自治体が既存システムをクラウド化する場合、慎重さが求められます。

クラウドPBXを導入する際も、何らかのトラブルにより業務が滞るような事態は避けたいでしょう。

ここでは、自治体がクラウドPBXを導入する際のチェックポイントを大きく4つにまとめます。

【ポイント①】電話番号の引き継ぎは可能か

自治体がクラウドPBXを導入する際は、電話番号の引き継ぎは可能かを確認する必要があります。

クラウドPBXには市外局番を継続して利用できる場合と、新規で電話番号が付与される場合があります。

公共サービスの電話番号が変わってしまうと、市民は混乱してしまうでしょう。

電話番号を継続して使用するには、以下のような条件を満たす必要があります。

自治体の場合、クラウドPBXの事業者を選ぶ際に、必ず電話番号の引き継ぎに対応しているかを確認しましょう。

【ポイント②】既存システムからスムーズに移行できるか

自治体がクラウドPBXを導入する際は、既存システムからスムーズに移行できるかも確認しましょう。

PBXをクラウド化するにあたり、一括移行が難しい場合があります。

たとえば、拠点ごとに異なるシステムを採用している場合、既存システムの契約期間に注意が必要です。

途中で解約する際に高額の違約金が発生するケースもあるため、各拠点の切り替えを別々に行えるか確認しましょう。

また、既存システムでないと実行できない業務がある場合は、クラウドPBXと併用できるかを検討します。

段階的かつスムーズに移行できるよう、事前の計画をしっかりと行うのは重要です。

【ポイント③】コストや使える機能が導入目的に合っているか

自治体がクラウドPBXを導入するにあたり、コストや使える機能が導入目的に合っているかも確認しましょう。

クラウドPBXは業務効率化・コスト削減につながるサービスであると言われていますが、料金体系や利用できる機能は提供事業者によって異なります。

そこで、長期的な視野でメリットとなるかを検討することが大切です。

自治体によってクラウドPBXの導入目的はさまざまです。

たとえば、主な導入目的に働き方改革推進・業務改善・電話環境のコスト削減などがあり、目的に合わせて予算や必要な機能は異なります。

そこで、既存システムで継続して使いたい機能、導入目的に合わせて追加したい機能があるかを確認しましょう。

また、今後追加したい機能がラインナップされているかも確認しておきたいポイントです。

【ポイント④】使い勝手や通話品質に問題はないか

自治体がクラウドPBXを導入する際は、使い勝手や通話品質に問題はないかも確認しましょう。

クラウドPBXの通話品質は、IT技術の進歩や「5G」の登場で、従来のビジネスフォンと遜色のないレベルに達しています。

しかしインターネット回線を利用して通話をするため、使用環境や提供事業者によって通話品質が左右されるのも事実です。

通話品質が著しく低下するなら、市民からのクレームにつながる可能性があります。

また、使い勝手もサービスやアプリによって異なるため、導入後に「使いづらい」「業務効率が下がった」などの不満につながることも考えられます。

そこで導入前に、無料トライアルやデモ機の貸し出しを活用して、実際に通話品質や使い勝手を体験できれば安心です。

複数の職員に実際に使ってもらい、テレワーク時にも問題なく使えるか確認しましょう。

自治体によるクラウドPBX導入事例5選

コスト削減やBCP対策の一環として、PBXのクラウド化を検討する自治体は増えています。

ここでは、実際にクラウドPBXを導入した事例を5つご紹介します。

事例①福島県南会津町

南会津町は、新庁舎の建設を機に全拠点のPBXをクラウド化し、BCP対策および大幅なコスト削減を実現しました。

田島町・舘岩村・伊南村・南郷村が合併して誕生した南会津町は、拠点ごとに別々の電話システムを使っていました。

新庁舎建設にあたり、拠点ごとに設置していたオンプレミス型PBXの老朽化への対処が必要で、通信環境の見直しの際にPBXのクラウド化が可能であることを知りました。

東日本大震災で近隣の自治体がPBXやサーバなどのシステムダウンを経験していたことから、BCP対策として庁舎内にサーバを設置しない方法を探しており、クラウドPBXは理想のサービスでした。

さらに、従来のオンプレミス型を導入する場合と比較して、費用を4分の1程度に削減できることが分かり、これがクラウドPBXの全拠点一括導入の決め手となりました。

クラウドPBX導入後は固定電話の台数を3分の2程度に削減でき、今後は建設課や環境水道課など外回りの業務が多い職員を対象にBYOD導入も検討しています。

また人事異動や選挙期間などレイアウトを変更する時期も、工事業者に依頼する必要がなくWeb上の管理画面から設定変更できるなど、運用管理の面で大きなメリットが得られています。

事例②大阪府大阪市

大阪市は、ネットFAX環境への移行を目的にクラウドPBXを導入し、コスト削減・ペーパーレス化・テレワーク対策を実現しました。

大阪市では「行政手続きのオンライン化の推進」の一環として、ペーパーレス化による用紙削減を目標に掲げています。

しかし税務部では、FAX業務だけで毎月数千枚以上の用紙を消費している状態でした。

また、保有している30のFAX番号とほぼ同数の複合機を設置しており、コスト面で大きな負担になっていました。

そこで複合機を必要とせず、用紙削減にもつながる理想のサービスであるとして、ネットFAXの導入を検討。

既存のFAX番号を変えずに移行できることを前提として、ネットFAXを使えるクラウドPBXを導入しました。

クラウドPBX導入により、FAX送受信のデータをクラウド上に保管し、不要なデータは削除し必要なデータのみ印刷できるようになりました。

Web電話帳のオプションも活用しており、送信時の番号入力は不要になり誤送信の防止や業務効率化につながっています。

また、コロナ禍やそれ以外の緊急事態が生じた場合に備えて、FAX業務をテレワーク化できる体制が整いました。

事例③京都府向日市

向日市は、庁舎移転をきっかけにクラウドPBXを導入し、業務改善および市民へのサービス向上を実現しました。

市庁舎全体では、1日あたり1,500件ほどの電話問い合わせに対応しています。

数多くの質問や意見に対応するなかで、間違った情報を提供してしまったり、「言った・言わない」の議論になったりするケースも。

そこで、大量の通話記録を一括管理し、通話録音もできるシステムが必要でした。

新庁舎への移転をきっかけに、電話システムを一新して課題も一緒に解決することにしました。

そこで導入することにしたのが、通話録音や履歴の一括管理ができるクラウドPBXです。

クラウドPBXの導入により、間違った情報を提供してしまった場合も、管理画面から通話履歴と録音データをすぐに見つけて、迅速に電話のかけ直しができるようになりました。

また、通話開始前に録音通知のアナウンスを流すことで、問い合わせをする市民の口調がトーンダウンし、落ち着いて話ができるようになりました。

事例④千葉県佐倉市

佐倉市は、徹底したトライアルを実施してからクラウドPBXへ移行し、納得の音声品質とBCP対策を実現しました。

市民サービスの向上を目指す市役所にとって「電話は命」であり、クラウドPBXへの移行で懸念されるのは使い勝手と音声品質です。

そこでトライアル運用を実施し、音声品質を人間の耳だけでなく数値化することで入念に確認し、タイムラグの発生と音声品質の劣化を抑える仕組みを構築しました。

クラウドPBXの導入にあたり、災害などの非常時に備えて24時間365日体制で監視できるようにしました。

データセンターと接続するWAN回線の断絶時にはアナログ回線へ迂回する仕組みになっており、BCP対策も万全です。

また既存電話機をそのまま使用できたため、現場の混乱を避けつつ電話システムの移行はスムーズに実行できました。

クラウドPBX導入後は、長時間電話になりがちな福祉などの部署から「聞きやすくなった」と高い評価を得ています。

今後はスマホの内線化も検討しており、さらなるサービス向上を目指しています。

事例⑤大分県豊後大野市

豊後大野市は、防災対策でクラウドPBXを導入し、BCP対策および市内電話の無料化を実現しました。

5町2村が合併して誕生した豊後大野市では、防災無線や情報通信の整備状況に地域格差が生じていました。

そこで、山間部でも地デジ放送の提供や行政・防災情報などの伝達ができるよう、光ファイバーを敷設することに。

さらに光ファイバー網を有効活用するためにIP電話の整備にも取り掛かりました。

市役所・公共施設・ケーブルテレビ加入者の固定電話をつなぐのがクラウドPBXです。

つながれた固定電話はすべて内線通話が可能で、市内電話を無料にできました。

さらにIP通信回線と一般電話回線を確保することで電話回線を冗長化し、防災対策を強化しました。

クラウドPBXを導入することで、ケーブルテレビサービスに加入している市民の約90％、実に13,000世帯が無料電話サービスを活用しています。

これにより、住民間の活発なコミュニケーションおよび有事の通信手段確保が期待されます。

自治体から一般企業まで！クラウドPBX導入は『OFFICE PHONE』

『OFFICE PHONE』は、自治体から一般企業まで規模を問わずに幅広く対応可能なクラウドPBXです。

とくに公共サービスを提供する自治体にとって、クラウドPBXの導入は慎重さが求められます。

OFFICE PHONEの特徴は、高品質・業界最安値・充実のサポート体制。

導入計画からアフターサービスまで、安心してご利用いただけます。

累計導入社数20,000社以上を誇り、自治体から一般企業まで安心してご利用いただけるOFFICE PHONE。

ノイズのないクリアな音質と使い勝手を、無料トライアルでぜひお試しください！

まとめ

自治体がクラウドPBXを導入するメリットは以下の6つです。

クラウドPBXは、働き方改革の推進・コスト削減・業務効率化・BCP対策につながるソリューションとして、一般企業をはじめ自治体も導入を進めているサービスです。

各自治体の導入事例を参考にしながら既存システムを見直して、スムーズかつ最適な電話業務につなげましょう！