クラウドPBXについて知ろう

クラウドPBXのパーク保留の使い方は？活用法も解説【業務効率化】

オフィスで電話応対を円滑に進めるには、電話の「パーク保留」機能が必要不可欠です。

クラウドPBXでパーク保留を利用すれば、外出中の社員にも会社にかかってきた電話を取り次げるので、業務効率の向上につながります。

この記事では、クラウドPBXのパーク保留機能を分かりやすく解説します。

使い方や操作方法を具体的にご紹介した上で、一緒に使える便利機能やメリット、利用時の注意点も解説するので、導入後にパーク保留を最大限活用したい方は必見です。

クラウドPBXとは？

クラウドPBXとは、従来ではオフィスに設置する「主装置」をクラウド上に設置し、場所に縛られずスマホやPCで通話を可能にするサービスです。

インターネット環境があればどこでもビジネスフォンと同様の機能を利用でき、社員同士の内線通話や、会社番号を使った外線の発着信が可能。

従来のビジネスフォンだとオフィス外では電話応対ができませんでしたが、クラウドPBXなら場所を問わずいつでも会社の電話が使えるため、業務効率の向上につながります。

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クラウドPBXの「パーク保留」機能とは

クラウドPBXの「パーク保留」機能の内容をご紹介していきます。

パーク保留についてなじみのない方にも理解していただけるように、基本的なポイントを分かりやすくお伝えします。

パーク保留とは？

「パーク保留」とは、電話機に設定された「パーク1」「パーク2」と記されたボタンを押すことで、すべての電話機にその保留中の通話を共有できる機能です。

誰に取り次げばよいか分からない場合など、一旦通話をパークに置いて周囲に「○○の件でパーク○番に電話です」と伝えると、担当者がパーク○番を押し、取り次ぐことができます。

また外線ボタンに保留するのではなく、パーク保留ボタンに保留することで、外線ボタンの配置が違う部署などに取り次ぎを行う際にも活用できます。

たとえば、営業部で受電した外線を総務部に取り次ぎしたい場合、パーク保留をすればスムーズに通話を取り次ぐことができます。

クラウドPBXでパーク保留を使うことは可能！

クラウドPBXでも、一般的に従来のビジネスフォンと同様に「パーク保留」機能を使うことができます。

ただし、クラウドPBXのサービスによってはパーク保留が使えない可能性もあるため、導入前に使えるかどうかの確認が必要です。

また中には、実際にクラウドPBXのパーク保留機能を試せる「無料トライアル」を実施している提供会社もあるので、積極的に活用しましょう。

「パーク保留」と「自己保留」との違い

保留機能は、大きく分けて「自己保留」と「パーク保留」の2つ。

まず「自己保留」は一般的な保留機能で、着信を受けた人が保留ボタンを押し、解除後、保留した電話機で引き続き通話をする機能です。

一方「パーク保留」は、保留ボタンを押すことで、保留した電話機以外でも応答が可能になる機能。

保留解除後にその電話機でしか使えないのが「自己保留」で、それ以外の電話機で使えるため他の社員に簡単に取次ぎができるのが「パーク保留」です。

また従来のビジネスフォンの場合は同一のオフィス内でしか使えませんが、クラウドPBXなら外出や出張中の社員にもパーク保留で電話を取り次げます。

クラウドPBXでのパーク保留の使い方

では次に、クラウドPBXのパーク保留の使い方を具体的に解説しています。

基本的な流れや、スマホの端末操作、パーク保留と一緒に使える便利機能など順を追って解説していきます。

パーク保留使い方①基本的な流れ

パーク保留の基本的な流れを解説します。

パーク保留の使い方②スマホの端末操作

スマホでの端末操作を解説していきます。

取り次ぎを行う際には、相手にパーク番号を伝えて完了です。

クラウドPBXでのパーク保留のメリット

次に、クラウドPBXで「パーク保留」機能を使うメリットを3つご紹介します。

パーク保留を使うのに、従来のビジネスフォンとクラウドPBXとではどのような違いがあるのか比較しているので、ぜひ参考にしてください。

通話料無料で外線を取り次げる

クラウドPBXでパーク保留を使うメリットは、通話料無料で社外にいる担当者に電話を取り次げることです。

従来型のビジネスフォンであれば、社外にいる社員に外線を取り次ぐ際には、一旦折り返し連絡をすることが必要でした。

クラウドPBXでのパーク保留では、社内・社外問わずクラウド上で回線が繋がっているので、パーク保留ボタンを押して社外の社員に取り次ぐことができます。

電話相手を待たせることなくスムーズに取り次げるだけではなく、取り次ぐ際の通話料は無料なので、コスト面でも大きなメリットのある機能といえるでしょう。

ビジネスの機会ロスを防げる

クラウドPBXでパーク保留機能を使えば、外出している担当者にスムーズに電話を取り次げるためビジネスの機会ロスを防げることもメリットです。

従来のビジネスフォンだと、担当者が不在の場合、一旦要件を聞いた上で担当者に連絡し、担当者から再度相手に折り返すという手間がかかっていました。

顧客や取引先からすると、すぐに連絡を取りたいのに折り返しを待つという手間が増え、マイナスの印象を与えかねません。

またそのタイミングで電話を受けられないということは、ビジネスの機会を逃してしまう可能性もあるでしょう。

しかしクラウドPBXでパーク保留機能を使えば、これまで以上に取り次ぎがしやすくなり、営業活動にも役立ちます。

顧客満足度を高められる

顧客満足度を高められることも、クラウドPBXでのパーク保留のメリットのひとつです。

社内から社外にいる社員へ取り次ぐ際でもパーク保留機能が使えることで、顧客を待たせずにすみ、サービスの向上に繋げることができます。

顧客からすると折り返しの電話対応の手間や、すぐに回答が得られないことに対するストレスが減り、その企業への信頼にも繋がるといえます。

クラウドPBXにてパーク保留を利用する際の注意点

クラウドPBXにてパーク保留を利用する際の注意点をまとめました。

クラウドPBXには多くのサービスがあり、それぞれ提供している機能や操作感が異なります。

導入を検討する際に、事前に確認しておくべき注意点をチェックしましょう。

スマホでの利用可否や操作性の確認が必要

1つ目の注意点は、スマホでの利用可否や操作性の確認が必要ということです。

従来のビジネスフォンに慣れている中高年層にとっては、クラウドPBXが使いにくいということもしばしばあります。

通話業務が多い業種などにおいては、操作性のしづらさによって逆に顧客を待たせてしまうケースも。

導入を検討される会社の特性にあったサービスを選ぶことが、クラウドPBXの導入の注意点といえます。

電波状況やクラウドPBXの品質も重要

2つ目の注意点として、電波状況やクラウドPBXの品質も重要といえます。

クラウドPBXでパーク保留をして取り次ぐ際に音質が悪かったり、通話が途切れてしまってはクライアントもユーザーも不満に思うでしょう。

テレワークのような自宅で作業する場合は、ネットワーク環境によっては音質や安定性に影響を及ぼす可能性もあります。

そういった失敗を回避するために、利用するユーザーのネットワーク環境を事前に確認しておくなどの対応が必要といえます。

また音声品質は、クラウドPBXサービスを提供するベンダー側の問題で低下することも。

導入して失敗や損をすることのないよう、実際にトライアルなどを利用して使用感を試すことも大切です。

まとめ

この記事では、クラウドPBXのパーク保留の使い方や活用法を解説しました。

テレワーク推進や、業務効率化を図ることはもちろん、いざというときにテレワークを意識していない会社様でも、災害などがあった際にすぐに対応できるクラウドPBXの導入検討は価値があるのではないでしょうか。

なお、弊社ではクラウドPBX『OFFICE PHONE』の無料トライアルを実施しております。

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この記事でご紹介した「パーク保留機能」や「音質」などをひととおり試していただけるため、導入を検討される際には、ぜひご活用ください。