クラウドPBXについて知ろう

クラウドPBXで転送の概念を刷新！業務効率化・コスト削減を実現

会社にかかってきた電話を、社内にいない担当者にスムーズに取次ぐのに必要不可欠な「転送機能」。

クラウドPBXの導入を検討している方の中には、転送が問題なく使えるのかどうか疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか？

結論から言うと、クラウドPBXは従来通り転送機能を使えるだけでなく、業務効率化やコスト削減につながります。

そこで本記事では、クラウドPBXの「転送機能」を従来のビジネスフォンと比較しながら分かりやすく解説。

クラウドPBXを導入することで得られる効果もご紹介しますので、今の電話業務に課題をお持ちの方は必見です！

ビジネスフォンで便利な転送機能とは

ここからは、転送機能の「内線転送」「外線転送」の仕組み、従来のビジネスフォンにおける転送機能の課題について解説していきます。

内線転送・外線転送の特徴と仕組みを解説

ビジネスフォンの転送機能は、大きく内線転送・外線転送に分けられます。
以下で、それぞれの仕組みを解説します。

内線転送

「内線転送」は、会社にかかってきた電話をいったん保留にして、同じフロア内や別フロアにいる社員に内線を通じて転送する機能。

ビジネスフォンに搭載されている基本機能の一つで、各電話機に割り振られた内線番号を使って操作します。

外線転送

「外線転送」は、着信した通話をオフィス外の電話機に転送する機能です。

たとえば着信時に担当者が不在の場合、担当者のスマホや自宅の固定電話に転送できます。
また外線転送は、「手動転送」と「自動転送」の2種類に分けられます。

①手動転送

手動転送は、取り次ぐ人が操作して転送者につなげる方法です。
さらに分けると、「保留転送」と「ブラインド転送」があります。

• 保留転送
  着信を一旦保留して外線番号を押し、取り次ぎ先の電話番号を押します。
  そして相手に電話を取り次ぐ旨を伝え、接続ボタンを押すと転送完了。
• ブラインド転送
  着信して任意の操作で転送先を呼び出し、そのまま電話を切って転送先につなげる方法で
  電話を取り次ぐ人は転送先と会話をせずに操作することから、「直接転送」「無責任転送」と呼ばれることもある。

②自動転送

自動転送は、あらかじめ設定していた電話番号に自動で転送する方法。
外出中や営業時間外の外線着信を、個人の携帯電話に転送するといった活用法があります。

また自動転送には、以下の転送機能があります。

従来のビジネスフォンの転送機能の課題

転送機能は電話業務をスムーズに行う便利な機能ですが、従来のビジネスフォンでは以下のような課題があります。

課題①内線転送はオフィス内にいる社員同士でしかできない

従来のビジネスフォンの内線転送は、電話回線がつながっているオフィス内の電話機にのみ可能です。
担当者が不在の場合は、内線転送はできません。

課題②外線転送は転送サービスの申し込み・設定が必要

外線転送を利用する場合はNTTの「ボイスワープ」など、転送サービスの申し込みや設定が必要です。

サービスを利用するのに月額料金がかかり、転送後の通話料も負担しなければなりません。

また営業電話や不在着信でも料金が発生するため、コスト面で負担になるケースも考えられます。

課題③転送すると発信元の電話番号が転送先に表示されない

従来のビジネスフォンで転送機能を使う場合（機械転送）、発信元の電話番号が転送先に表示されないのがデメリットになります。

転送先の社員のスマホには会社番号が表示されることとなるため、誰からの着信なのかを判断できず、円滑なやりとりをおこえなくなる恐れも。

ビジネスでは相手に応じた話し方・マナーが求められるため、発信者の番号が分からないと対応に困ることもあるでしょう。

課題④転送先は1つしか指定できない

外線の転送サービスでは、基本的に転送先は1つしか指定できません。
転送電話に対応できるスタッフは一人に限られるため、会議や用事で電話に出られないケースも考えられます。

それでも転送料金は発生するため、コスト面で無駄が生じるのが課題です。

クラウドPBXでも転送機能は使える？

オフィスの電話環境を見直したり、新規でビジネスフォンを導入したりする際に、近年注目を集めている「クラウドPBX」の利用を検討する方が増えてきています。

しかし、「今まで通り転送機能が使えるか心配」「転送機能が使えなくなると困る」と考える方もいるでしょう。

結論から言いますと、クラウドPBXでも転送機能は通常通り使えます。

では次にクラウドPBXの概要と基本機能を解説するので、導入を少しでも検討している方はぜひご覧ください。

クラウドPBXとは？まずは特徴をご紹介

「クラウドPBX」とは、従来オフィスに設置するPBX（主装置）をクラウド上に構築して、インターネット上で通話・通信を行えるようにしたサービス。

従来のビジネスフォンでは、オフィス内に設置したPBX（主装置）と専用電話機を電話線でつなげて、内線通話や外線の発着信ができるようにしていました。

しかしクラウドPBXは、クラウド上に構築したPBXと電話機や各種端末をインターネット回線でつなぎ、ビジネスフォンとして利用できるようにします。

物理的な機器をオフィス内に設置したり、電話回線を張り巡らせたりする必要がなくなり、導入するための費用や時間を大幅に抑えられます。

クラウドPBXの基本知識の詳細については、以下の記事よりご覧ください。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

転送機能も含めビジネスフォンの機能はそのまま使える！

クラウドPBXでは、転送機能も含めて従来のビジネスフォンの機能はそのまま利用可能です。

外線の発着信や内線通話、保留転送など、今使っているビジネスフォンの機能はクラウドPBXへ移行してからも通常通り使えます。

電話回線1本で複数の電話番号を持つダイヤルインも、クラウドPBXの基本機能の1つといえます。

さらにクラウドPBXは、電話回線ではなくインターネット回線を利用することで多くのメリットが得られます。

クラウドPBXで転送の概念を刷新！導入の5つのメリット

クラウドPBXを導入することで「従来の転送機能の概念を超える」さらに便利な使い方ができるようになります。

ここでは、クラウドPBXの導入で実現する5つのメリットをご紹介します。

メリット①社内通話が全て内線化され、転送料金が無料になる

クラウドPBXを導入することで社内通話がすべて内線化され、転送料金は無料になります。

グループ内の社内通話がすべて無料になるのは、インターネット接続できるさまざまな端末をビジネスフォンとして利用できるからです。

たとえば従来のビジネスフォンの場合、外出中の営業スタッフにかかってきた電話は営業スタッフの携帯電話へ外線転送していました。

しかしクラウドPBXなら、取り次ぎは内線転送となり費用は発生しません。
また、外出中でも外線を直接受けられるため、そもそも転送が不要になります。

場所を問わずに社内通話がすべて内線化されるということは、国内外のすべての拠点やオフィス外にいる社員の端末へも内線転送ができるということです。

クラウドPBXでは外線通話料金も従来と比較して安くなり、さらに海外取引先との通話も国内通話扱いになるため、大幅なコスト削減が期待できます。

メリット②複数の端末に転送可能！電話の取り逃しを防げる

クラウドPBXを導入することで複数の端末に転送できるようになり、電話の取り逃がしを防げるのも大きなメリットです。

クラウドPBXで利用できる端末は以下のとおり。

専用アプリをインストールしている端末なら、場所を問わずに転送可能です。

転送先を1つしか指定できない従来の外線転送サービスとは異なり、複数の端末に転送できる設定にしておくことで、複数人で対応できる体制が整います。

たとえば転送中のスタッフが話し中であったり、圏外にいて受電できなかったりするケースでも、他のスタッフへ転送することで電話の取り逃しを防げます。

テレワークを積極的に導入していて、社員がそれぞれ異なる拠点にいる場合でも、クラウドPBXであれば転送機能を十分に活用できるでしょう。

またクラウドPBXにはIVR（自動音声応答）機能もあり、休日は自動音声案内へ切り替えるなど、時間帯や曜日に応じて会社へかかってきたすべての電話に、的確な対応ができるようになります。

メリット③オフィスに戻る必要なし！折り返しも会社番号で発信できる

クラウドPBXでは折り返しも会社番号で発信できるため、わざわざオフィスに戻る必要がなくなります。

従来のビジネスフォンの場合、会社番号で発信するためにわざわざオフィスに戻り、折り返しの電話をする必要がありました。

外出先からスマホを使って折り返すこともできますが、相手には携帯番号が表示されるため不審がられるリスクがあります。

しかしクラウドPBXでは、外出中でもスマホから会社番号で発信できます。

したがってオフィスに戻ることなく、その場で折り返しの電話ができるので、外回りの営業スタッフはオフィスまでの無駄な移動時間を抑え、直行・直帰が可能に。

また個人の携帯番号を使う必要はなく、仕事とプライベートをしっかりと分けられるのもメリットです。

メリット④発信元の電話番号が表示されるため対応も安心

クラウドPBXを導入するメリットに、発信元の番号が表示されるため安心して対応できることも挙げられます。

従来のビジネスフォンの場合、転送先には発信元ではなく会社の電話番号が表示されるだけでした。

取り次ぐ人が発信元の情報を伝えなかったり、自動転送だったりする場合、相手が誰だか分からず対応に困るケースも考えられます。

クラウドPBXの転送機能は発信元の電話番号が表示されるため、相手に合わせた対応がしやすくなり、ビジネスマナーを守って失礼のない対応ができます。

また、CTI（顧客情報表示）機能と連携させることで、電話番号以外の顧客情報も表示できるようになり、より細やかな対応が可能です。

メリット⑤契約漏れや設定漏れがなくなり業務を簡略化できる

クラウドPBXの導入すれば、契約漏れや設定漏れがなくなり、業務を簡略化できるメリットがあります。

「ボイスワープ」などの転送サービスは事前の契約や設定が必要となり、転送の際はON／OFFをその都度ビジネスフォン端末で切り替えなければなりません。

契約の更新や設定を忘れて外出してしまうと、転送機能を使えずに外線電話をすべて取り逃してしまいます。
また設定し直すためには、オフィスに戻らなければなりません。

しかしクラウドPBXの場合、細かい設定などはアプリで管理できるため、手間を最小限に抑えられます。

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成功事例多数！クラウドPBX導入で期待できる効果とは？

クラウドPBXを導入し、転送機能を含め電話環境の改善に成功した企業は、規模を問わず数多く存在します。

いくつかの成功事例を参考にしながら、ここではクラウドPBXを導入することで得られる効果をご紹介します。

通信費や人件費のコスト削減

クラウドPBXの導入で期待できる効果として、通信費や人件費のコスト削減が挙げられます。

場所を問わずに内線通話ができるため、外出・出張中、テレワーク中の社員との通話も、国内外の離れた拠点で働く社員との通話も完全無料に。

外線通話に関しても、昔ながらの電話では距離に応じて通話料金が割高になるのに対し、インターネット回線を使ったクラウドPBXは一律料金です。

また、電話業務を担当するスタッフをオフィスに駐在させる必要はなくなり、人件費の削減にもつながります。

各社員は、折り返しのためにオフィスに戻る必要はなくなり、「直行・直帰がしやすく残業時間を減らせた」という企業も数多くあります。

顧客満足度向上で企業イメージアップ

クラウドPBXの導入により、顧客満足度向上で企業のイメージアップにつながったという企業もあります。

自動転送で担当スタッフに直接取り次げるようにしたり、外出中の担当者もスマホを使って内線通話ができたりするなど、電話の取り次ぎがスムーズになります。

取り次ぎに時間がかかり顧客を待たせたり、担当者が外出中で取り次ぎができなかったりすることはありません。

電話の取り次ぎがスムーズになると、顧客にとって気持ちのよい対応ができるようになります。

その結果、「信頼できる企業」「丁寧・迅速に対応してくれる企業」といったイメージアップにつながることが期待できます。

機会損失を防いで業績アップ

クラウドPBXを導入して電話環境を改善すると、機会損失を防いで業績アップが狙えるメリットもあります。

クラウドPBXは、外出中でも会社の電話番号で対応できることや、回線数の制限がないなど、従来のビジネスフォンの課題を解決できるサービスです。

一度に対応できる回線数を増やすことで、予約・受注などの取りこぼしを減少させ、売上を伸ばしている企業もあります。

業績アップにより事業を拡大したい場合でも、クラウドPBXなら拡張性に優れているため柔軟に対応できます。

たとえば、繁忙期は利用アカウント数を通常よりも増やして閑散期は減らす、といった使い方もでき、業務効率化とコスト削減が可能です。

便利機能を駆使して業務効率化

クラウドPBX導入で期待できる効果に、便利機能を駆使して業務効率化できることも挙げられます。

クラウドPBXには、転送・保留など基本機能以外にも、以下のような業務効率化につながるさまざまな機能があります。

従来のビジネスフォンにはないクラウドPBXならでは機能については、以下の記事よりご覧ください。

クラウドPBXの機能とは｜ビジネスフォンと違う？疑問を5分で解消

テレワーク・リモートワークの推進

クラウドPBXを導入することで得られる効果に、テレワーク・リモートワークの推進につながることも挙げられます。

中にはテレワークを導入したいものの、自宅では会社電話の応対ができないなど、「電話業務」に課題がありなかなか踏み出せていない企業も多いでしょう。

しかしクラウドPBXなら、オフィス外でもPC・スマホを使って電話業務が可能。
中には、社員の自宅でコールセンター業務を行っている企業もあるほどです。

また、無料の内線通話やグループウェア機能などを活用して、社内コミュニケーションが取れるのもクラウドPBXならではの特徴です。

グループウェア機能などを用いて業務進捗状況も「見える化」できるため、テレワーク・リモートワークでも的確な人事評価ができると期待できます。

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転送機能をはじめとするクラウドPBXの便利機能を使いこなして、社内の電話環境を改善したい企業様は、ぜひ『OFFICE PHONE』のご利用をご検討ください！

まとめ

ビジネスフォンで使っていた「転送」は、クラウドPBXでも問題なく利用可能です。

さらにクラウドPBXなら、従来のビジネスフォンの転送機能にはない便利な使い方ができるようになり、電話の取り次ぎがよりスムーズに。

最後にまとめると、「転送」に関しては以下のメリットが得られます。

また、クラウドPBX導入で以下のような効果も期待できます。

以上からも分かるように、クラウドPBXは「電話環境を改善して業務効率化やコスト削減につなげたい」方におすすめのサービスです。

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